La gestion des factures fournisseurs est une tâche quotidienne pour toute entreprise. Mal gérée, elle entraîne des retards de paiement, des pénalités, des litiges et une perte de temps considérable. Ce guide vous accompagne étape par étape.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Définition

Une facture fournisseur est un document comptable émis par un tiers (votre fournisseur) pour réclamer le paiement d’un bien ou d’un service que vous avez acheté.

Autres appellations :

Facture d’achat
Facture entrante
Facture de dépense

Différence avec la facture client

Type	Émetteur	Destinataire	Pour vous
Facture fournisseur	Votre fournisseur	Vous	Une dépense
Facture client	Vous	Votre client	Un revenu

Pourquoi c’est important

Les factures fournisseurs représentent :

Vos charges (impact sur le résultat)
Votre TVA déductible (récupération possible)
Vos engagements (trésorerie à prévoir)
Vos justificatifs (obligatoires en cas de contrôle)

Les mentions obligatoires d’une facture

Mentions légales (Article L441-9 du Code de commerce)

Toute facture doit contenir :

Identité du fournisseur :

Nom ou raison sociale
Adresse du siège social
Numéro SIREN ou SIRET
Forme juridique et capital social
Numéro de TVA intracommunautaire

Identité du client (vous) :

Nom ou raison sociale
Adresse de facturation
Adresse de livraison (si différente)

Informations sur la transaction :

Numéro de facture (unique et séquentiel)
Date d’émission
Date de la vente ou de la prestation
Désignation des produits/services
Quantités
Prix unitaire HT
Taux de TVA applicable
Montant de la TVA
Total HT et TTC

Conditions de paiement :

Date d’échéance
Conditions d’escompte (si applicable)
Taux des pénalités de retard
Indemnité forfaitaire de recouvrement (40€)

Vérifier une facture reçue

Avant de valider une facture, contrôlez :

Les mentions obligatoires sont présentes
Les informations vous concernant sont correctes
La désignation correspond à la commande/livraison
Les quantités sont exactes
Les prix correspondent au devis ou contrat
La TVA est correctement calculée
Le total est exact (HT + TVA = TTC)

En cas d’erreur : Demandez une facture rectificative ou un avoir.

Le cycle de vie d’une facture fournisseur

Étape 1 : Réception

Canaux de réception :

Email (PDF en pièce jointe)
Courrier postal
Portail fournisseur
Remise en main propre

Bonnes pratiques :

Centraliser la réception (une adresse email dédiée)
Dater la réception
Ne pas laisser traîner

Étape 2 : Enregistrement

Ce qu’il faut capturer :

Date de facture
Numéro de facture
Fournisseur
Montants (HT, TVA, TTC)
Date d’échéance
Catégorie de dépense

Méthodes :

Saisie manuelle (chronophage, risque d’erreur)
Tableur Excel (mieux, mais limité)
Logiciel dédié comme Aquila (automatisé, fiable)

Étape 3 : Rapprochement

Vérifiez que la facture correspond à :

Un bon de commande
Un bon de livraison
Un contrat ou devis

Rapprochement à 3 voies :

Commande ←→ Livraison ←→ Facture

Si les trois correspondent : validation. Si écart : investigation avant paiement.

Étape 4 : Validation

La validation signifie que :

La facture est conforme
La prestation/livraison est confirmée
Le paiement est autorisé

Qui valide ?

Petite structure : le dirigeant
Structure plus grande : le responsable du service concerné + validation financière

Étape 5 : Paiement

Modes de paiement :

Virement bancaire (recommandé)
Prélèvement automatique
Chèque (de moins en moins)
Carte bancaire (pour petits montants)

Respecter les délais :

Délai légal maximum : 60 jours (ou 45 jours fin de mois)
Délai contractuel : selon accord avec le fournisseur
Pénalités de retard : taux BCE + 10 points (minimum)

Étape 6 : Archivage

Durée légale : 10 ans minimum

Format :

Papier : classement physique
Numérique : stockage sécurisé

Organisation recommandée :

Archives/
├── 2026/
│   ├── Janvier/
│   │   ├── Facture_001_Fournisseur_A.pdf
│   │   ├── Facture_002_Fournisseur_B.pdf
│   │   └── ...
│   ├── Février/
│   └── ...
└── 2025/

Organiser sa gestion au quotidien

Le circuit de validation

Pour une TPE (1-2 personnes) :

Réception → Vérification → Validation → Paiement
     │           │              │           │
   (vous)     (vous)        (vous)      (vous)

Pour une PME :

Réception → Vérification → Validation opérationnelle → Validation financière → Paiement
     │           │                    │                        │                  │
(secrétariat) (acheteur)    (responsable service)    (DAF/dirigeant)      (comptabilité)

Fréquence de traitement

Approche	Description	Pour qui
Au fil de l’eau	Traitement dès réception	Recommandé si peu de volume
Quotidienne	Session de 15-30 min/jour	Volume moyen
Hebdomadaire	Session de 1-2h/semaine	Volume faible
Mensuelle	Éviter !	Risque d’oublis et retards

Gestion des échéances

Calendrier des paiements :

Listez les factures par date d’échéance
Identifiez les pics de paiement
Anticipez les besoins de trésorerie

Alertes :

7 jours avant échéance : rappel
Jour J : paiement ou report justifié
Après échéance : risque de pénalités

La TVA sur les factures fournisseurs

TVA déductible

La TVA payée sur vos achats professionnels peut être récupérée (sous conditions).

Conditions de déductibilité :

Vous êtes assujetti à la TVA
L’achat est professionnel
La facture est conforme
La TVA est exigible chez le fournisseur

Calcul pratique

Vous achetez	HT	TVA 20%	TTC	TVA récupérable
Fournitures	100€	20€	120€	20€
Matériel	500€	100€	600€	100€
Total	600€	120€	720€	120€

Ces 120€ viennent en déduction de la TVA que vous collectez sur vos ventes.

Cas particuliers

TVA non déductible :

Véhicules de tourisme (sauf exceptions)
Carburant essence (partiellement)
Hébergement (sauf pour les salariés en déplacement)
Cadeaux > 73€ TTC par bénéficiaire/an

Autoliquidation :

Certains achats intracommunautaires
Sous-traitance BTP
→ La TVA n’est pas sur la facture, vous la déclarez vous-même

Les erreurs fréquentes à éviter

Erreur 1 : Payer sans vérifier

Risque : Payer une facture erronée ou frauduleuse.

Solution : Toujours vérifier avant de valider.

Erreur 2 : Classer sans enregistrer

Risque : Facture archivée mais non comptabilisée → TVA non récupérée, charge non déduite.

Solution : Enregistrer PUIS archiver.

Erreur 3 : Oublier les échéances

Risque : Pénalités de retard, dégradation de la relation fournisseur.

Solution : Système d’alertes, calendrier de paiement.

Erreur 4 : Mélanger pro et perso

Risque : Charges non déductibles, problèmes en cas de contrôle.

Solution : Comptes bancaires séparés, factures au nom de l’entreprise.

Erreur 5 : Jeter les originaux

Risque : Absence de justificatif en cas de contrôle fiscal.

Solution : Archiver 10 ans minimum.

Digitaliser sa gestion

Pourquoi passer au numérique

Aspect	Papier/Excel	Solution digitale
Saisie	Manuelle, lente	Automatique
Erreurs	Fréquentes	Rares
Recherche	Longue	Instantanée
Archivage	Encombrant	Compact
Export comptable	Manuel	Automatique

Les solutions disponibles

Niveau 1 : Tableur

Excel ou Google Sheets
Gratuit mais limité
Saisie manuelle

Niveau 2 : Logiciel comptable

Souvent complexe pour un non-comptable
Conçu pour la comptabilité, pas pour la gestion quotidienne

Niveau 3 : Logiciel dédié aux factures fournisseurs

Conçu pour ce besoin spécifique
Automatisation de l’extraction
Export pour le comptable
Exemple : Aquila

Ce qu’Aquila apporte

Import automatique : email, glisser-déposer
Extraction automatique : les données sont lues sans saisie
Validation simple : vérifiez et validez en quelques secondes
Alertes d’échéances : ne manquez plus un paiement
Export comptable : fichier propre pour votre comptable
Archivage sécurisé : tout au même endroit, chiffré

Checklist de bonne gestion

Quotidien

Relever les factures reçues (email, courrier)
Vérifier les factures en attente
Valider celles qui sont conformes

Hebdomadaire

Vérifier les échéances de la semaine suivante
Préparer les paiements
Relancer les fournisseurs si factures en attente

Mensuel

Vérifier que toutes les factures sont enregistrées
Générer l’export pour le comptable
Analyser les dépenses par catégorie

Annuel

Archiver l’exercice clos
Vérifier la complétude des archives
Préparer les documents pour le bilan

Ressources et références

Textes officiels

Code de commerce : Articles L441-9 et suivants (mentions obligatoires)
Code général des impôts : Articles 289 et suivants (TVA)
Délais de paiement : Article L441-10 du Code de commerce

Sites utiles

economie.gouv.fr : Informations sur la facturation
service-public.fr : Obligations des entreprises
impots.gouv.fr : Règles de TVA

Simplifiez votre gestion avec Aquila

Découvrir Aquila →

Demander une démonstration →