La réconciliation bancaire est le processus qui consiste à faire correspondre vos transactions bancaires avec vos factures. C’est essentiel pour savoir exactement ce qui est payé, ce qui ne l’est pas, et détecter les anomalies. Aquila automatise ce processus fastidieux.

Pourquoi la réconciliation est cruciale

Sans réconciliation régulière, vous naviguez à l’aveugle :

Vous ne savez pas précisément quelles factures sont réglées
Vous risquez de relancer un client qui a déjà payé
Vous pouvez payer deux fois la même facture fournisseur
Votre comptable perd du temps à tout reconstituer en fin d’année

Avec Aquila, chaque transaction est automatiquement analysée et rapprochée de la facture correspondante.

Étape 1 : Connecter votre banque

Accès

Menu Paramètres > Entreprise > Onglet Bancaire, ou directement Sidebar > Banque.

Procédure

Cliquez sur Connecter une banque
Vous êtes redirigé vers l’interface Bridge (service bancaire agréé)
Sélectionnez votre banque dans la liste
Authentifiez-vous avec vos identifiants bancaires habituels
Autorisez l’accès en lecture seule à vos comptes
Retournez à Aquila

Important : Aquila ne stocke jamais vos identifiants bancaires. Seul un jeton d’accès sécurisé et temporaire est conservé.

Durée de validité

L’autorisation bancaire est valable 90 jours. Aquila vous notifiera avant l’expiration pour renouveler l’autorisation.

Étape 2 : Synchronisation des transactions

Une fois connecté, Aquila récupère automatiquement :

Le solde de vos comptes
Les transactions des 30 derniers jours

Synchronisation automatique

Par défaut, les transactions sont synchronisées toutes les 60 minutes. Vous pouvez modifier cet intervalle dans les paramètres.

Synchronisation manuelle

Cliquez sur le bouton Synchroniser pour forcer une actualisation immédiate.

Étape 3 : Comprendre les suggestions de matching

Pour chaque transaction, Aquila analyse :

Le libellé de l’opération
Le montant exact
La date
Les références éventuelles

Et compare avec vos factures en attente de paiement.

Score de confiance

Chaque suggestion est accompagnée d’un score de confiance :

Score	Signification	Action
90-100%	Correspondance quasi certaine	Réconciliation automatique
70-89%	Probable correspondance	Validation manuelle recommandée
50-69%	Correspondance possible	Vérification nécessaire
< 50%	Faible correspondance	À traiter manuellement

Critères de matching

Le score est calculé selon plusieurs critères :

Nom du fournisseur/client dans le libellé : +50%
Montant exact (tolérance ±0,01€) : +30%
Numéro de facture dans la référence : +15%
Date cohérente avec l’échéance : +5%

Étape 4 : Valider ou corriger

Réconciliation automatique

Les transactions avec un score ≥ 90% sont automatiquement réconciliées. La facture correspondante passe en statut Payée avec la date du mouvement bancaire.

Validation manuelle

Pour les scores inférieurs, Aquila vous présente les suggestions :

Cliquez sur la transaction dans la liste
Consultez les factures suggérées
Sélectionnez la bonne correspondance
Cliquez sur Valider

Aucune correspondance

Si la transaction ne correspond à aucune facture (virement personnel, frais bancaires, etc.), vous pouvez :

L’ignorer (elle ne réapparaîtra pas)
La catégoriser comme charge directe

Étape 5 : L’apprentissage du système

Aquila apprend de vos validations pour améliorer les futures suggestions.

Comment ça fonctionne

Chaque validation manuelle crée une règle de matching
Les mots-clés du libellé sont associés au fournisseur/client
Le score de confiance de la règle augmente à chaque utilisation correcte
Les règles incorrectes voient leur score diminuer

Exemple

Vous validez que “VIR SEPA ELECTRICITE DE FRANCE” correspond au fournisseur “EDF”. La prochaine fois qu’un virement avec ce libellé arrive, Aquila le reconnaîtra automatiquement.

Gestion des règles

Accédez à Paramètres > Règles de matching pour :

Voir toutes les règles apprises
Modifier ou supprimer une règle incorrecte
Créer une règle manuellement

Cas particuliers

Paiements partiels

Si un client paie en plusieurs fois, Aquila peut rapprocher chaque paiement partiel de la facture. Le statut passe à Partiellement payé jusqu’au règlement complet.

Paiements groupés

Un virement qui regroupe plusieurs factures ? Sélectionnez toutes les factures concernées lors de la validation.

Remboursements

Les transactions entrantes négatives (remboursements fournisseurs) sont également détectées et peuvent être associées aux avoirs correspondants.

Tableau de bord bancaire

La vue Banque affiche :

Solde actuel de chaque compte connecté
Transactions récentes avec statut de réconciliation
Factures en attente de paiement
Alertes : transactions non réconciliées depuis plus de 7 jours

Bonnes pratiques

Synchronisez régulièrement : Au moins une fois par jour pour un suivi en temps réel
Validez rapidement : Plus vous validez vite, plus le système apprend
Vérifiez les anomalies : Une transaction sans correspondance peut révéler un problème (double paiement, facture manquante)
Renouvelez le consentement : Ne laissez pas expirer l’autorisation bancaire

Résultat

Avec la réconciliation bancaire automatique :

Vous savez en temps réel ce qui est payé
Vous détectez les retards de paiement clients
Vous évitez les doublons de paiement fournisseurs
Votre comptable gagne des heures en fin de mois

Temps gagné : En moyenne 3-4 heures par mois pour une TPE traitant 50-100 factures.