Les impayés sont le cauchemar des TPE. Selon les statistiques, 25% des faillites de PME sont causées par des retards de paiement clients. La bonne nouvelle ? L’IA d’Aquila gère vos relances à votre place, du premier rappel jusqu’à la mise en demeure.

L’IA qui relance pour vous

Aquila intègre un assistant IA qui prend en charge l’intégralité du processus de relance :

Détection automatique : L’IA identifie les factures en retard dès le lendemain de l’échéance
Rédaction intelligente : Les messages sont générés avec le bon ton selon le niveau de retard
Timing optimal : L’IA envoie les relances au moment le plus efficace
Adaptation contextuelle : L’IA tient compte de l’historique du client (bon payeur, récidiviste, etc.)
Annulation automatique : Dès qu’un paiement est détecté via la réconciliation bancaire, l’IA stoppe les relances

Vous n’avez rien à faire. Configurez une fois, l’IA s’occupe du reste.

Pourquoi confier les relances à l’IA ?

Le problème des relances manuelles

Vous oubliez de relancer (trop occupé)
Vous relancez trop tard (l’impayé s’accumule)
Vous relancez de manière incohérente (messages différents)
Vous perdez du temps à rédiger chaque email

L’avantage de l’IA Aquila

Zéro oubli : L’IA surveille chaque échéance, 24h/24
Zéro effort : Les relances partent automatiquement
Ton professionnel : Messages adaptés à chaque situation
Escalade intelligente : L’IA durcit le ton progressivement
Apprentissage : L’IA mémorise les comportements de paiement de vos clients

Accéder aux paramètres de relances

Chemin : Module Clients > Sidebar > Relances > Paramètres

Ou : Paramètres généraux > Facturation > Relances

Configuration du système

Activer les relances automatiques

Cochez Activer les relances automatiques
Définissez l’intervalle entre les relances (ex: 7 jours)
Choisissez le nombre maximum de relances (ex: 3)

Définir les paliers de relance

Aquila propose 3 niveaux de relance par défaut :

Relance 1 (J+7) : Rappel amical

Objet : Rappel - Facture [NUMERO] en attente de règlement

Bonjour [CONTACT],

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture [NUMERO] d’un montant de [MONTANT] TTC, arrivée à échéance le [DATE].

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement dans les meilleurs délais.

Cordialement, [VOTRE ENTREPRISE]

Relance 2 (J+14) : Rappel ferme

Objet : Second rappel - Facture [NUMERO] impayée

Bonjour [CONTACT],

Malgré notre précédent rappel, la facture [NUMERO] d’un montant de [MONTANT] TTC reste impayée.

Nous vous prions de régulariser cette situation sous 48 heures.

Sans réponse de votre part, nous serons contraints d’appliquer les pénalités de retard prévues par la loi.

Cordialement, [VOTRE ENTREPRISE]

Relance 3 (J+21) : Mise en demeure

Objet : Mise en demeure - Facture [NUMERO]

Madame, Monsieur,

Nos précédentes relances étant restées sans effet, nous vous mettons en demeure de régler la somme de [MONTANT] TTC correspondant à la facture [NUMERO] dans un délai de 8 jours.

Passé ce délai, nous transmettrons le dossier à notre service contentieux.

[VOTRE ENTREPRISE]

Personnaliser les messages

Chaque niveau de relance est entièrement personnalisable :

Sélectionnez le niveau à modifier
Éditez l’objet et le corps du message
Utilisez les variables disponibles :
- [NUMERO] : Numéro de facture
- [MONTANT] : Montant TTC
- [DATE] : Date d’échéance
- [CONTACT] : Nom du contact client
- [ENTREPRISE_CLIENT] : Raison sociale du client
- [JOURS_RETARD] : Nombre de jours de retard
- [VOTRE ENTREPRISE] : Votre raison sociale
Cliquez sur Enregistrer

La file d’attente des relances

Vue d’ensemble

L’écran Relances affiche toutes les relances programmées :

Colonne	Description
Client	Nom du client concerné
Facture	Numéro de la facture impayée
Montant	Montant TTC dû
Retard	Nombre de jours depuis l’échéance
Niveau	Numéro de la relance (1, 2 ou 3)
Prochaine	Date d’envoi prévue
Priorité	Indicateur visuel (vert/orange/rouge)

Code couleur de priorité

Vert : Retard < 15 jours
Orange : Retard 15-30 jours
Rouge : Retard > 30 jours (priorité haute)

Actions disponibles

Pour chaque relance dans la file :

Envoyer maintenant : Déclenche l’envoi immédiat sans attendre la date prévue
Reporter : Décale la date d’envoi (ex: le client vous a prévenu d’un retard)
Marquer réglée : Si le client a payé entre-temps
Annuler : Supprime la relance de la file (ex: litige en cours)

Mode automatique vs manuel

Mode automatique (recommandé)

Les relances sont envoyées automatiquement à la date prévue. Vous êtes notifié après chaque envoi.

Mode semi-automatique

Les relances sont préparées mais nécessitent votre validation avant envoi. Utile si vous souhaitez personnaliser certains messages au cas par cas.

Pour activer : Paramètres > Relances > Demander confirmation avant envoi

Historique des relances

Accès

Sidebar > Relances > Historique

Ou depuis la fiche client : onglet Relances

Informations disponibles

Date et heure d’envoi
Niveau de relance
Facture concernée
Statut (envoyé, ouvert, cliqué si tracking activé)
Réponse éventuelle du client

Bonnes pratiques

1. Commencez tôt

Envoyez la première relance dès J+3 ou J+7 après l’échéance. Plus vous attendez, moins vous avez de chances d’être payé.

2. Restez professionnel

Même à la 3ème relance, gardez un ton factuel. L’agressivité est contre-productive.

3. Proposez des solutions

Dans vos messages, proposez des facilités de paiement si pertinent. Un client en difficulté préfère payer en 2 fois que ne pas payer du tout.

4. Documentez tout

L’historique des relances est précieux en cas de litige ou de procédure de recouvrement.

5. Excluez les bons payeurs

Un client qui paie toujours à temps mais a un retard exceptionnel ? Vous pouvez le retirer manuellement de la file avant la première relance.

Intégration avec la réconciliation bancaire

Lorsque la réconciliation bancaire détecte un paiement correspondant à une facture relancée :

La facture passe automatiquement en Payée
Les relances programmées sont annulées
Vous êtes notifié du règlement

Résultats attendus

Avec l’IA de relances Aquila :

Délai moyen de paiement réduit de 30%
Taux d’impayés divisé par 2
0 temps passé à rédiger et envoyer des relances
100% des échéances surveillées — l’IA ne dort jamais

Les entreprises qui relancent systématiquement et rapidement récupèrent 95% de leurs créances dans les 60 jours. Sans relance, ce taux tombe à 70%.

Comment l’IA gère vos relances

Voici ce qui se passe en coulisses quand vous activez les relances automatiques :

Chaque nuit, l’IA analyse toutes vos factures clients
Elle identifie celles qui dépassent leur date d’échéance
Elle vérifie si un paiement a été reçu (via la réconciliation bancaire)
Si non, elle programme une relance selon vos règles
Le jour J, elle génère et envoie l’email de relance
Elle enregistre l’action dans l’historique
Elle planifie automatiquement la relance suivante si besoin

Tout est automatique. Vous recevez simplement une notification résumant les relances envoyées.

L’IA s’améliore avec le temps : elle apprend quels clients paient vite après une relance, lesquels nécessitent plusieurs rappels, et ajuste ses priorités en conséquence.

Cas particulier : les gros clients

Pour vos clients stratégiques, vous pouvez :

Désactiver les relances automatiques sur leur fiche
Recevoir une notification privée au lieu d’un email automatique
Gérer la relance personnellement par téléphone

Chemin : Fiche client > Paramètres > Relances personnalisées