Conserver ses documents comptables n’est pas qu’une bonne pratique : c’est une obligation légale. Ce guide vous explique quoi garder, combien de temps, et comment vous organiser.

Pourquoi archiver ?

Obligations légales

La loi impose de conserver certains documents pendant des durées définies. En cas de contrôle fiscal ou de litige, vous devez pouvoir les produire.

Protection de l’entreprise

Les documents archivés permettent de :

Justifier vos déclarations fiscales
Prouver une transaction en cas de litige
Retracer l’historique de l’entreprise
Faciliter la transmission ou la cession

Bonne gestion

Un archivage organisé permet de :

Retrouver rapidement une information
Répondre aux demandes du comptable
Préparer les bilans et déclarations

Durées de conservation

Tableau récapitulatif

Document	Durée minimale	Fondement
Factures clients et fournisseurs	10 ans	Code de commerce
Documents bancaires	5 ans	Code de commerce
Documents fiscaux	6 ans	Livre des procédures fiscales
Contrats commerciaux	5 ans après fin du contrat	Code civil
Documents sociaux (RH)	5 ans	Code du travail
Bulletins de paie	5 ans	Code du travail
Livres comptables	10 ans	Code de commerce
Comptes annuels	10 ans	Code de commerce
Documents de transport	5 ans	Code de commerce

Détail par catégorie

Factures (clients et fournisseurs)

Durée : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice

Ce qu’il faut conserver :

L’original de la facture (papier ou numérique)
Les documents associés (bons de commande, bons de livraison)
Les preuves de paiement

Attention : Le délai de reprise fiscale est de 6 ans, mais le délai commercial est de 10 ans. Gardez 10 ans pour être tranquille.

Documents bancaires

Durée : 5 ans

Ce qu’il faut conserver :

Relevés de compte
Bordereaux de remise
Talons de chèques
Relevés de carte bancaire

Documents fiscaux

Durée : 6 ans (délai de reprise de l’administration)

Ce qu’il faut conserver :

Déclarations de TVA
Déclarations de résultat
Liasses fiscales
Avis d’imposition
Correspondances avec l’administration

Contrats

Durée : 5 ans après la fin du contrat

Ce qu’il faut conserver :

Contrats signés
Avenants
Correspondances importantes
Preuves d’exécution

Documents sociaux

Durée : Variable selon le type

Document	Durée
Bulletins de paie	5 ans
Registre du personnel	5 ans après départ du salarié
Contrats de travail	5 ans après fin du contrat
DPAE	5 ans
Documents de médecine du travail	5 ans après départ
Accidents du travail	5 ans

Attention : Certains documents doivent être conservés plus longtemps pour les retraites (jusqu’au départ en retraite du salarié).

Formats autorisés

Le papier reste valable

Les documents papier originaux sont toujours des preuves légales.

Contraintes :

Stockage physique (place, coût)
Risque de dégradation (humidité, incendie)
Recherche laborieuse

Le numérique sous conditions

Depuis 2017, les factures électroniques ont la même valeur que les papiers, sous conditions :

Conditions de validité :

Authenticité : L’identité de l’émetteur est garantie
Intégrité : Le document n’a pas été modifié
Lisibilité : Le document reste lisible pendant toute la durée de conservation

Moyens acceptés :

Signature électronique qualifiée
Piste d’audit fiable (traçabilité)
EDI sécurisé (échange de données informatisé)

Numérisation des documents papier

Vous pouvez numériser vos factures papier et détruire les originaux, si :

La numérisation est fidèle (pas de modification)
Le format est pérenne (PDF/A recommandé)
Un horodatage ou une signature garantit l’intégrité
Le document est stocké de manière sécurisée

Attention : En pratique, beaucoup d’entreprises conservent les originaux papier en plus, pour éviter tout risque.

Organisation pratique

Structure de classement

Pour le papier

Archives/
├── 2026/
│   ├── Achats/
│   │   ├── Janvier/
│   │   ├── Février/
│   │   └── ...
│   ├── Ventes/
│   ├── Banque/
│   ├── Fiscal/
│   └── Social/
├── 2025/
└── ...

Pour le numérique

Documents_Comptables/
├── Factures_Fournisseurs/
│   ├── 2026/
│   │   ├── 01_Janvier/
│   │   │   ├── 2026-01-05_Fournisseur_A_Facture_001.pdf
│   │   │   └── 2026-01-12_Fournisseur_B_Facture_002.pdf
│   │   └── ...
│   └── ...
├── Factures_Clients/
├── Releves_Bancaires/
├── Declarations_Fiscales/
└── Contrats/

Nommage des fichiers

Convention recommandée :

AAAA-MM-JJ_Nom_Type_Numero.pdf

Exemples :

2026-01-15_Orange_Facture_12345.pdf
2026-02-01_BanqueX_Releve_Janvier.pdf
2026-03-10_ClientY_Facture_2026-042.pdf

Indexation et recherche

Pour retrouver facilement :

Tableau récapitulatif (Excel ou logiciel)
Base de données des factures
Logiciel de gestion documentaire

Avec Aquila :

Toutes les factures fournisseurs sont indexées
Recherche instantanée par fournisseur, date, montant
Export des données avec les PDF

Sécurité de l’archivage

Risques à couvrir

Risque	Conséquence	Protection
Perte	Documents introuvables	Sauvegarde
Vol	Confidentialité compromise	Chiffrement, accès restreint
Destruction (incendie, inondation)	Perte totale	Copie hors site
Dégradation	Illisibilité	Stockage adapté
Obsolescence (format)	Fichiers illisibles	Formats pérennes

Pour le papier

Local sec, à température stable
Protection contre l’incendie (armoire ignifugée)
Accès restreint (local fermé à clé)
Copie des documents critiques hors site

Pour le numérique

Sauvegarde régulière (règle 3-2-1)
Chiffrement des fichiers sensibles
Contrôle d’accès (qui peut lire/modifier)
Formats pérennes (PDF/A plutôt que formats propriétaires)
Vérification périodique de l’intégrité

La règle 3-2-1

3 copies des données
2 supports différents
1 copie hors site

Destruction des archives

Quand détruire

Après expiration du délai légal : Vous pouvez (pas obligé) détruire les documents.

Attention : Certains documents peuvent avoir une valeur historique ou de gestion au-delà du délai légal.

Comment détruire

Papier :

Broyeur (coupe croisée pour documents sensibles)
Entreprise de destruction certifiée
Jamais à la poubelle non détruits

Numérique :

Suppression sécurisée (pas juste “supprimer”)
Effacement des sauvegardes également
Destruction physique du support si fin de vie

Traçabilité de la destruction

Recommandé : tenir un registre des destructions

Date de destruction
Nature des documents
Période concernée
Mode de destruction

Cas particuliers

Contrôle fiscal en cours

Ne détruisez rien pendant un contrôle, même si le délai légal est dépassé.

Litige en cours

Conservez tous les documents liés au litige jusqu’à résolution définitive.

Cession d’entreprise

Les archives font partie des éléments transmis. Le repreneur doit pouvoir les consulter.

Cessation d’activité

Les obligations de conservation perdurent après la fermeture. Prévoyez le stockage.

Checklist d’archivage

Mise en place

Définir la structure de classement
Choisir les outils (physique et numérique)
Former les personnes concernées
Documenter les procédures

Quotidien

Classer les documents dès réception
Nommer correctement les fichiers
Sauvegarder régulièrement

Mensuel

Vérifier la complétude de l’archivage
S’assurer que les sauvegardes fonctionnent

Annuel

Archiver l’exercice clos
Détruire les documents périmés
Vérifier l’état des archives anciennes

Aquila et l’archivage

Ce qu’Aquila archive pour vous

Toutes les factures fournisseurs importées
Les PDF originaux
Les données extraites (date, montant, fournisseur…)
L’historique des traitements

Sécurité

Stockage local (sur votre ordinateur)
Chiffrement des données
Vous gardez le contrôle total

Sauvegarde

Fonction de sauvegarde intégrée
Export des données et justificatifs
Compatible avec votre stratégie de backup

Export pour archivage long terme

Export ZIP avec données + PDF
Format standard (Excel/CSV + PDF)
Peut être archivé sur support externe

Ressources officielles

Textes de référence

Code de commerce : Articles L123-22 et suivants
Livre des procédures fiscales : Article L102 B
Code général des impôts : Article 286
Arrêté du 22 mars 2017 : Numérisation des factures

Guides pratiques

economie.gouv.fr : Conservation des documents
cnil.fr : Protection des données personnelles
Archives de France : Recommandations d’archivage

Archivez sereinement avec Aquila

Découvrir Aquila →

Demander une démonstration →