La clôture d’exercice est un moment clé de la vie de l’entreprise. Une bonne préparation facilite le travail de votre expert-comptable et vous évite le stress de dernière minute.

Qu’est-ce que la clôture d’exercice ?

Définition

La clôture d’exercice est l’arrêt des comptes à une date donnée (généralement le 31 décembre, mais pas obligatoirement). Elle permet d’établir :

Le bilan (patrimoine de l’entreprise)
Le compte de résultat (performance de l’année)
L’annexe (explications complémentaires)

Pourquoi c’est important

Obligations légales :

Dépôt des comptes annuels (sociétés)
Déclaration fiscale de résultat
Base pour l’imposition

Intérêt de gestion :

Connaître la santé de l’entreprise
Comparer avec les années précédentes
Prendre des décisions éclairées

Calendrier type

Pour un exercice du 1er janvier au 31 décembre :

Date	Action
31 décembre	Clôture de l’exercice
Janvier-Février	Rassemblement des pièces, travaux préparatoires
Mars	Établissement des comptes par l’expert-comptable
Avril	Approbation des comptes (AGO)
Mai	Dépôt des comptes (greffe)
Mai	Déclaration fiscale

Préparation : les 3 mois avant la clôture

Octobre-Novembre : Anticipation

Vérifier les comptes courants :

Solde du compte courant d’associé
Remboursements ou apports prévus avant clôture ?

Anticiper les investissements :

Achats importants prévus ?
Impact sur le résultat (amortissement, charges)

Vérifier les stocks :

Préparer l’inventaire
Identifier les stocks obsolètes

Décembre : Accélération

Traiter les factures en attente :

Toutes les factures reçues doivent être enregistrées
Relancer les fournisseurs pour les factures manquantes

Vérifier les encaissements :

Clients non payés ?
Provisions pour créances douteuses ?

Préparer l’inventaire physique :

Date de l’inventaire
Méthode de comptage
Personnel mobilisé

Les documents à rassembler

Achats et fournisseurs

Factures fournisseurs :

Toutes les factures de l’exercice
Classées et réconciliées
Export si vous utilisez Aquila

Relevés de comptes fournisseurs :

Demandez les relevés à vos principaux fournisseurs
Comparez avec votre suivi interne

Factures non parvenues :

Livraisons de décembre, factures de janvier ?
À provisionner

Ventes et clients

Factures clients :

Toutes les factures émises
Export de votre logiciel de facturation

Relevés clients :

Montants dus au 31/12
Ancienneté des créances

Créances douteuses :

Clients en difficulté
Montants à provisionner

Banque et trésorerie

Relevés bancaires :

Tous les relevés de l’année
Relevé au 31/12 particulièrement important

Rapprochements bancaires :

Vérifier la cohérence compte ÷ relevé
Expliquer les écarts

Emprunts :

Tableaux d’amortissement
Intérêts de l’année
Capital restant dû

Immobilisations

Achats de l’année :

Factures des investissements
Date de mise en service

Cessions :

Immobilisations vendues ou mises au rebut
Prix de cession

Inventaire :

Liste des immobilisations
État de chaque bien

Stocks

Inventaire physique :

Quantités comptées
Valorisation (coût d’achat ou de production)

Stocks obsolètes :

Identifier les articles invendables
Dépréciation à constater

Personnel

Salaires de décembre :

Bulletins de paie
Charges sociales

Congés payés :

Solde des congés par salarié
Provision à calculer

Primes :

Primes à verser (13ème mois, intéressement…)
Provisions correspondantes

Fiscal

Déclarations de TVA :

Toutes les CA3 de l’année
Cohérence avec le chiffre d’affaires

Autres impôts :

CFE, CVAE
Taxe sur les salaires
Autres taxes

Crédits d’impôt :

CIR, CICE, autres
Justificatifs

Juridique

PV d’assemblée :

AGO de l’exercice précédent
Décisions de l’année

Modifications statutaires :

Changements d’adresse, de dirigeant, de capital

Contrats importants :

Baux
Contrats de travail
Contrats commerciaux significatifs

Vérifications à effectuer

Cohérence des soldes

Comptes bancaires :

Solde comptable au 31/12 = Solde relevé bancaire (après rapprochement)

Comptes fournisseurs :

Solde comptable = Somme des factures non payées

Comptes clients :

Solde comptable = Somme des factures non encaissées

Exhaustivité des enregistrements

Vérifier :

Pas de facture oubliée (achats et ventes)
Pas de mouvement bancaire non comptabilisé
Pas de stock non valorisé

Cut-off (séparation des exercices)

Principe : Les charges et produits doivent être rattachés au bon exercice.

Exemples :

Facture datée de janvier pour une prestation de décembre → Charge de N
Facture datée de décembre pour une prestation de janvier → Charge de N+1
Loyer de janvier payé en décembre → Charge constatée d’avance

À vérifier :

Dernières factures de l’année
Premières factures de l’année suivante
Abonnements et contrats récurrents

Provisions et dépréciations

Créances douteuses :

Identifier les clients à risque
Estimer le montant récupérable
Provisionner la différence

Stocks obsolètes :

Identifier les articles invendables
Valoriser à la valeur nette de réalisation

Litiges :

Risques connus
Estimation des coûts

Relation avec l’expert-comptable

Préparer la transmission

Organisez les documents :

Par catégorie (achats, ventes, banque…)
Numérotés si possible
Avec un récapitulatif

Utilisez les formats demandés :

Excel, PDF, export logiciel
Respectez les habitudes de votre comptable

Avec Aquila :

Exportez toutes les factures fournisseurs de l’exercice
Format Excel + PDF des justificatifs
Données propres et structurées

Questions à anticiper

Votre comptable vous posera des questions. Préparez les réponses :

Variations significatives par rapport à l’année précédente ?
Dépenses inhabituelles ?
Situation des comptes courants ?
Engagements hors bilan ?

Rendez-vous de clôture

À aborder :

Points particuliers de l’exercice
Options fiscales (régime des amortissements, etc.)
Situation de l’entreprise
Projections pour l’année suivante

Options et décisions de clôture

Choix comptables

Méthodes d’amortissement :

Linéaire ou dégressif ?
Durées d’amortissement ?

Méthodes de valorisation des stocks :

FIFO, LIFO, coût moyen pondéré ?

Provisions :

Estimation prudente mais réaliste

Choix fiscaux

Déficit :

Report en avant (imputation sur bénéfices futurs)
Report en arrière (carry-back, si bénéfice N-1)

Options diverses :

Régime des plus-values
Étalement de certaines charges

Optimisation (légale)

Timing des charges :

Reporter ou avancer certaines dépenses ?
Attention : ne pas créer de charges fictives

Investissements :

Amortissement dès la mise en service
Impact sur le résultat

Checklist complète de clôture

Documents à rassembler

Achats/Fournisseurs :

Toutes les factures d’achat de l’exercice
Export Aquila des factures fournisseurs
Relevés de comptes fournisseurs
Liste des factures non parvenues

Ventes/Clients :

Toutes les factures de vente
Balance âgée des clients
Liste des créances douteuses

Banque :

Relevés bancaires de l’année
Rapprochements bancaires
Tableaux d’amortissement des emprunts

Immobilisations :

Factures d’investissement
Actes de cession
Tableau des immobilisations

Stocks :

Inventaire physique valorisé
Liste des dépréciations

Personnel :

Récapitulatif annuel des salaires
État des congés payés
Primes à verser

Fiscal :

Déclarations de TVA
Autres impôts et taxes

Juridique :

PV d’assemblée
Contrats significatifs

Vérifications

Rapprochement bancaire au 31/12
Cohérence soldes fournisseurs
Cohérence soldes clients
Cut-off (séparation des exercices)
Provisions nécessaires identifiées

Actions

Après la clôture

Approbation des comptes

Pour les sociétés :

Assemblée générale ordinaire (AGO)
Dans les 6 mois suivant la clôture
Approbation des comptes et affectation du résultat

Dépôt des comptes

Greffe du tribunal de commerce :

Comptes annuels
Rapport de gestion (si applicable)
PV d’AGO

Délai : 1 mois après l’AGO (2 mois si dépôt en ligne)

Déclarations fiscales

Déclaration de résultat :

IS : dans les 3 mois de la clôture
IR (BIC/BNC) : avec la déclaration de revenus

Liasse fiscale :

Formulaires détaillant les comptes

Aquila et la clôture

Pendant l’année

Enregistrement régulier des factures
Données toujours à jour
Pas de rattrapage de dernière minute

En fin d’exercice

Export complet de l’année en quelques clics
Données propres pour le comptable
Justificatifs PDF inclus

Gain de temps

Tâche	Sans Aquila	Avec Aquila
Rassembler les factures fournisseurs	4-8h	10 min
Vérifier l’exhaustivité	2h	5 min
Préparer l’export comptable	2h	2 min

Préparez votre clôture sereinement

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