Plus besoin de télécharger vos factures manuellement. Aquila se connecte à votre boîte email et importe automatiquement les factures reçues. Voici comment configurer cette fonctionnalité.

Fournisseurs supportés

Aquila supporte les principaux fournisseurs d’email avec une connexion sécurisée (sans partager votre mot de passe) :

Fournisseur	Domaines	Méthode
Microsoft	@outlook.com, @hotmail.com, @live.com, @office365	Automatique
Google	@gmail.com, @googlemail.com	Automatique
Yahoo	@yahoo.com, @yahoo.fr, @ymail.com	Automatique
Orange	@orange.fr, @wanadoo.fr	Automatique
Autres	Tous les autres fournisseurs	Manuel

Connexion automatique (recommandé)

Étape 1 : Accéder aux paramètres email

Chemin : Paramètres > Entreprise > Onglet Email

Ou lors de l’inscription, à l’étape 3 “Connexion email”.

Étape 2 : Choisir votre fournisseur

Cliquez sur le bouton correspondant à votre fournisseur :

📧 Gmail / Google
💼 Microsoft 365 / Outlook
📮 Yahoo Mail
🟠 Orange Mail

Étape 3 : Autoriser l’accès

Vous êtes redirigé vers la page d’authentification de votre fournisseur :

Connectez-vous avec vos identifiants email habituels
Lisez les autorisations demandées
Cliquez sur Autoriser ou Accepter
Vous êtes automatiquement redirigé vers Aquila

Autorisations demandées

Aquila demande uniquement les permissions nécessaires :

Permission	Usage
Lecture des emails	Détecter les emails contenant des factures
Lecture des pièces jointes	Extraire les PDF et images de factures
Envoi d’emails	Envoyer vos factures clients et relances
Accès hors ligne	Maintenir la connexion sans redemander l’autorisation

Important : Aquila ne peut pas supprimer vos emails ni accéder à vos contacts.

Étape 4 : Vérifier la connexion

Une fois redirigé, vous devriez voir :

✅ Statut : Connecté
📧 Adresse email affichée
🔄 Date de dernière synchronisation

Configuration manuelle (autres fournisseurs)

Pour les autres fournisseurs (Free, OVH, Gandi, etc.), utilisez la configuration manuelle.

Fournisseurs pré-configurés

Aquila détecte automatiquement les paramètres pour : Free, OVH, Gandi, Ionos, SFR, La Poste, Bouygues, Infomaniak, GMX, Zoho, ProtonMail, Fastmail

Procédure

Cliquez sur Configuration manuelle
Saisissez votre adresse email
Les paramètres de connexion sont détectés automatiquement
Saisissez votre mot de passe email
Cliquez sur Tester la connexion
Si le test réussit, cliquez sur Enregistrer

Configuration avancée

Si la détection automatique échoue :

Paramètre	Valeur typique
Serveur de réception	imap.votrefournisseur.com
Port de réception	993
Serveur d’envoi	smtp.votrefournisseur.com
Port d’envoi	587 ou 465

Consultez la documentation de votre fournisseur email pour les valeurs exactes.

Paramètres de synchronisation

Intervalle de synchronisation

Chemin : Paramètres > Entreprise > Email > Intervalle

Option	Description
15 minutes	Recommandé - bon équilibre
30 minutes	Économise les ressources
1 heure	Pour les faibles volumes
Manuel	Synchronisation uniquement sur demande

Dossier à surveiller

Par défaut, Aquila scanne votre boîte de réception (Inbox). Vous pouvez restreindre à un dossier spécifique :

Astuce : Créez un dossier “Factures” dans votre boîte email et configurez une règle pour y déplacer automatiquement les emails de vos fournisseurs. Aquila ne surveillera que ce dossier.

Configuration : Paramètres > Email > Dossier source > Sélectionnez le dossier

Mots-clés de détection

Aquila détecte les emails contenant des factures grâce à des mots-clés :

Mots-clés par défaut :

facture, invoice, bill, avoir
note de crédit, credit note
échéance, paiement

Vous pouvez personnaliser cette liste dans les paramètres avancés.

Comment fonctionne l’import

Processus automatique

Scan des emails : Aquila vérifie les nouveaux emails selon l’intervalle défini
Détection : Les emails contenant des mots-clés facture sont identifiés
Extraction : Les pièces jointes PDF et images sont téléchargées
IA : L’IA analyse le document et extrait les données :
- Nom du fournisseur
- Numéro de facture
- Date et échéance
- Montants HT, TVA, TTC
- Lignes de détail
Création : Une facture est créée avec le statut “En attente de confirmation”
Notification : Vous êtes notifié des nouvelles factures importées

Formats supportés

Format	Support
PDF	✅ Optimal
PNG	✅ Bon
JPG/JPEG	✅ Bon
TIFF	✅ Bon
Word/Excel	❌ Non supporté

Que faire des factures importées

Les factures importées apparaissent dans Fournisseurs > Factures avec le statut En attente.

Pour chaque facture :

Vérifiez les données extraites (l’IA est précise à 99%, mais vérifiez)
Complétez si nécessaire (fournisseur à créer, catégorie)
Confirmez pour passer en statut “Non payée”

Dépannage

”Connexion échouée”

Causes possibles :

Pop-up bloqué par le navigateur → Autorisez les pop-ups pour Aquila
Token expiré → Reconnectez-vous (Paramètres > Email > Reconnecter)
Compte avec 2FA → Assurez-vous de valider la double authentification

”Aucune facture détectée”

Vérifiez :

Le dossier surveillé contient bien des emails avec factures
Les mots-clés correspondent à vos emails (certains fournisseurs utilisent “note” ou “statement”)
Les pièces jointes sont en PDF ou image (pas Word/Excel)

“Données mal extraites”

L’IA peut avoir des difficultés avec :

PDF scannés de mauvaise qualité
Factures avec mise en page très atypique
Documents en langue étrangère

Solution : Corrigez manuellement et l’IA apprendra pour les prochaines fois.

”Synchronisation lente”

Si vous avez beaucoup d’emails, la première synchronisation peut prendre du temps. Les suivantes seront plus rapides (seuls les nouveaux emails sont traités).

Multi-entreprises

Si vous gérez 2 entreprises dans Aquila, chaque entreprise peut avoir sa propre connexion email :

Entreprise A → compta@entreprise-a.fr
Entreprise B → facturation@entreprise-b.fr

Les factures sont automatiquement importées dans la bonne entreprise selon l’email destinataire.

Configuration : Sélectionnez l’entreprise dans le menu, puis configurez l’email dans les paramètres de cette entreprise.

Sécurité

Vos identifiants sont protégés

Aquila ne stocke jamais votre mot de passe. Seule une clé d’accès temporaire est conservée. Cette clé :

Est chiffré dans la base de données locale
Peut être révoqué à tout moment depuis votre compte Google/Microsoft/etc.
Expire et se renouvelle automatiquement

Révocation

Pour retirer l’accès d’Aquila à votre boîte email :

Google : myaccount.google.com > Sécurité > Applications tierces Microsoft : account.microsoft.com > Confidentialité > Applications et services Yahoo : login.yahoo.com > Sécurité du compte > Applications connectées

Ou simplement : Aquila > Paramètres > Email > Déconnecter

Résumé

Étape	Action
1	Paramètres > Entreprise > Email
2	Cliquez sur votre fournisseur (Gmail, Outlook, etc.)
3	Autorisez l’accès
4	Configurez l’intervalle (15 min recommandé)
5	Aquila importe automatiquement vos factures

Temps de configuration : 2 minutes Temps économisé : Des heures chaque mois