Aquila pour les commerçants : maîtrisez vos achats fournisseurs

Dans le commerce, la marge se joue sur les achats. Encore faut-il savoir exactement ce qu’on dépense, auprès de qui, et à quel prix. Aquila donne aux commerçants la visibilité dont ils ont besoin.

Les enjeux des commerçants

Un volume de factures important

Type de commerce	Factures/mois
Petit commerce	50-100
Restaurant	100-200
Commerce moyen	150-300
E-commerce	50-150

Des fournisseurs multiples

• Grossistes principaux
• Fournisseurs spécialisés
• Achats ponctuels
• Services (énergie, télécom, entretien)

L’enjeu de la marge

La marge se fait à l’achat. Suivre précisément vos dépenses permet de :

• Négocier avec les fournisseurs
• Détecter les hausses de prix
• Optimiser vos approvisionnements
• Calculer votre rentabilité réelle

Ce qu’Aquila apporte aux commerçants

Vision claire des achats

Par fournisseur :

• Dépenses mensuelles/annuelles
• Évolution dans le temps
• Comparaison entre fournisseurs

Par catégorie :

• Marchandises
• Emballages
• Énergie
• Services

Par période :

• Saisonnalité des achats
• Pics de dépenses
• Tendances

Suivi des prix

Aquila garde l’historique de toutes vos factures. Vous pouvez :

• Voir l’évolution des prix d’un article
• Détecter une augmentation anormale
• Comparer les tarifs entre fournisseurs

Gestion des échéances

• Vue calendaire des factures à payer
• Alertes avant les dates limites
• Optimisation de la trésorerie (payer ni trop tôt, ni trop tard)

Cas d’usage par type de commerce

Restaurant

Particularités :

• Factures quotidiennes (marché, livraisons)
• Formats variés (tickets, bons de livraison, factures)
• Nécessité de suivi du food cost

Comment Aquila aide :

• Centralise toutes les factures (même les petites)
• Catégorise par type (alimentaire, boissons, consommables)
• Permet de calculer le coût matière par période

Boutique de détail

Particularités :

• Factures des collections/réassorts
• Multiples fournisseurs
• Saisonnalité marquée

Comment Aquila aide :

• Suivi des achats par fournisseur
• Historique pour les négociations
• Préparation des soldes (connaître ses prix d’achat)

E-commerce

Particularités :

• Factures dématérialisées (marketplaces, prestataires)
• Services SaaS multiples
• Frais logistiques

Comment Aquila aide :

• Import automatique des factures email
• Catégorisation (stock, marketing, logistique, SaaS)
• Vision du coût réel par commande

Témoignage : Pierre, restaurateur à Lyon

Son contexte

• Restaurant 40 couverts
• 15 fournisseurs réguliers
• 120-150 factures par mois
• Comptable externalisé

Avant Aquila

“Je gardais les factures dans une boîte à chaussures. À la fin du mois, je passais une soirée entière à tout trier pour le comptable. Et je n’avais aucune idée de mon food cost réel.”

Avec Aquila

“Maintenant je scanne mes factures au fur et à mesure. Aquila les classe automatiquement. Je sais exactement combien je dépense chez chaque fournisseur. J’ai même renégocié mes tarifs avec mon principal grossiste grâce aux données.”

Résultats concrets

• Temps gagné : 6h/mois
• Économies négociées : 3% sur le principal fournisseur = 400€/mois
• Food cost maîtrisé : Suivi hebdomadaire possible

Fonctionnalités clés pour le commerce

Multi-formats

Aquila accepte tous les formats :

• PDF (factures classiques)
• Images (photos de tickets)
• Bons de livraison scannés

Catégorisation intelligente

Après quelques factures, Aquila apprend :

• Ce fournisseur = Alimentaire
• Ce fournisseur = Emballages
• Ce fournisseur = Entretien

Export comptable

Format compatible avec tous les logiciels :

• Export mensuel automatisable
• Ventilation par compte comptable
• Justificatifs joints

Recherche rapide

“Combien ai-je payé de café le mois dernier ?” → Réponse en 2 secondes

Le coût pour un commerce

110€/mois

Ce que ça représente :

• 2-3 couverts dans un restaurant
• Quelques articles vendus en boutique
• Une fraction des frais logistiques en e-commerce

Ce que ça rapporte :

• 8-12h de temps récupéré
• Visibilité pour négocier (économies > 110€)
• Sérénité administrative

Aquila vs les logiciels de caisse

Aquila ne remplace pas votre logiciel de caisse. Il le complète :

Logiciel de caisse	Aquila
Gère les ventes	Gère les achats
Encaissements	Décaissements
Stock (parfois)	Factures fournisseurs
CA et marges ventes	Dépenses détaillées

Ensemble : Vision complète de votre activité

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