Aquila ne remplace pas votre expert-comptable. Il lui facilite la vie (et la vôtre). Voici comment l’export de données transforme votre collaboration.

Le problème classique

Sans outil adapté

Fin de mois, scénario habituel :

  1. Vous rassemblez vos factures (emails, tiroir, bureau)
  2. Vous les triez par date
  3. Vous les scannez si elles sont papier
  4. Vous créez un fichier Excel récapitulatif
  5. Vous envoyez le tout par email (plusieurs Mo)
  6. Votre comptable vous rappelle pour des questions
  7. Vous cherchez les factures manquantes
  8. Allers-retours pendant plusieurs jours

Temps passé : 3-4 heures minimum

Frustration : Maximale des deux côtés

Avec Aquila

Fin de mois, nouveau scénario :

  1. Vous ouvrez Aquila
  2. Vous cliquez sur “Export mensuel”
  3. Vous envoyez le fichier
  4. C’est terminé

Temps passé : 5 minutes

Qualité : Données propres, justificatifs inclus

Ce que contient l’export Aquila

Les données structurées

Pour chaque facture :

  • Date de facture
  • Numéro de facture
  • Fournisseur (nom, SIRET)
  • Montant HT
  • TVA (ventilée par taux)
  • Montant TTC
  • Date d’échéance
  • Catégorie de dépense
  • Statut (payée / à payer)

Les justificatifs

  • PDF original de chaque facture
  • Liés aux données correspondantes
  • Nommés de manière cohérente

Les récapitulatifs

  • Total des achats par période
  • Ventilation de la TVA déductible
  • Répartition par catégorie

Les formats d’export disponibles

Excel (.xlsx)

Idéal pour : La plupart des experts-comptables

Contenu :

  • Tableau récapitulatif des factures
  • Onglets séparés par mois (optionnel)
  • Formules de totaux

Compatibilité : Excel, Google Sheets, LibreOffice

PDF récapitulatif

Idéal pour : Archivage, consultation rapide

Contenu :

  • Liste des factures avec totaux
  • Format imprimable
  • Signature numérique de la période

Export comptable standard

Idéal pour : Intégration directe dans un logiciel comptable

Contenu :

  • Format normalisé
  • Comptes comptables pré-affectés
  • Import direct possible

Archive ZIP

Idéal pour : Transmission complète

Contenu :

  • Fichier de données (Excel ou autre)
  • Dossier avec tous les PDF originaux
  • Tout en un seul fichier

Comment faire un export

Export mensuel (le plus courant)

  1. Ouvrez Aquila
  2. Allez dans Exports > Export mensuel
  3. Sélectionnez le mois concerné
  4. Choisissez le format (Excel recommandé)
  5. Cochez “Inclure les justificatifs” (recommandé)
  6. Cliquez sur Exporter
  7. Envoyez le fichier à votre comptable

Export par période personnalisée

Si votre exercice ne suit pas les mois calendaires :

  1. Exports > Export personnalisé
  2. Définissez la période (du… au…)
  3. Suivez les mêmes étapes

Export par fournisseur

Pour analyser un fournisseur spécifique :

  1. Allez sur la fiche du fournisseur
  2. Cliquez sur Exporter l’historique
  3. Obtenez toutes les factures de ce fournisseur

Configurer les catégories comptables

Pourquoi c’est utile

Votre comptable utilise un plan comptable :

  • 6061 : Fournitures non stockables
  • 6063 : Fournitures d’entretien
  • 6226 : Honoraires
  • etc.

Si vous affectez les bonnes catégories dans Aquila, l’export est directement utilisable.

Comment configurer

  1. Paramètres > Catégories
  2. Pour chaque catégorie Aquila, associez un compte comptable
  3. Exemple :
    • “Fournitures bureau” → 6064
    • “Téléphone” → 626
    • “Assurance” → 616

Demander à votre comptable

Le plus simple : demandez-lui sa liste de comptes habituels. Paramétrez une fois, réutilisez toujours.

Fréquence d’export recommandée

Mensuel (standard)

Pour qui : La plupart des TPE/PME

Avantages :

  • Rythme régulier
  • Correspond aux déclarations TVA
  • Pas trop de données à la fois

Trimestriel

Pour qui : Micro-entreprises, faible volume

Avantages :

  • Moins de manipulations
  • Suffisant si peu de factures

Inconvénients :

  • Plus de données à vérifier d’un coup
  • Décalage pour le suivi

Temps réel (partage de dossier)

Pour qui : Collaboration étroite avec le comptable

Fonctionnement :

  • Dossier partagé (Dropbox, OneDrive, etc.)
  • Export automatique des nouvelles factures
  • Le comptable accède quand il veut

Ce que votre comptable va apprécier

1. Des données propres

Plus de :

  • Factures floues ou incomplètes
  • Informations manquantes
  • Doublons

2. Des justificatifs joints

Chaque ligne a son PDF. Pas besoin de vous rappeler pour demander “la facture Orange de mars”.

3. La TVA ventilée

Les montants de TVA sont déjà séparés par taux. Gain de temps pour la déclaration.

4. Une catégorisation cohérente

Si vous avez configuré les comptes comptables, le travail est pré-mâché.

5. Moins d’échanges

Tout est dans le fichier. Les questions sont rares.

FAQ sur l’export

Mon comptable utilise un logiciel spécifique. Aquila est-il compatible ?

Aquila exporte dans des formats standards (Excel, CSV) compatibles avec tous les logiciels comptables. Demandez à votre comptable son format préféré.

Puis-je automatiser l’export ?

Pas encore d’export 100% automatique, mais la manipulation prend moins de 2 minutes. C’est prévu dans une future version.

L’export inclut-il les factures non validées ?

Non. Seules les factures que vous avez validées sont exportées. Les factures en attente restent de côté.

Puis-je modifier une facture après export ?

Oui, mais l’export précédent ne sera pas mis à jour. Faites un nouvel export si nécessaire.

Comment gérer les avoirs ?

Les avoirs sont exportés comme des factures avec un montant négatif. Ils apparaissent clairement dans le récapitulatif.

Cas pratique : workflow mensuel

Semaine 1-3 du mois

  • Les factures arrivent
  • Aquila les collecte et extrait les données
  • Vous validez au fil de l’eau

Semaine 4

  • Vérification : toutes les factures sont-elles là ?
  • Contrôle des catégories
  • Dernières validations

Début du mois suivant (J+2 à J+5)

  • Export du mois écoulé
  • Envoi au comptable
  • Archivage de votre côté

Résultat

  • Comptable satisfait
  • Déclarations à l’heure
  • Vous tranquille

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