La facture proforma est un drôle d’objet. Elle ressemble à une facture, elle s’appelle facture, mais elle n’en est pas une. Pas de valeur comptable, pas de valeur fiscale, pas d’obligation de paiement. Alors à quoi sert-elle ? Et surtout, quand faut-il l’utiliser ?

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

C’est un document commercial informatif qui présente une estimation détaillée du coût d’une transaction avant qu’elle ne soit conclue. Elle donne au client (ou à un tiers) une vue précise de ce que coûtera la prestation ou la livraison.

Le mot « proforma » vient du latin : « pour la forme ». C’est exactement ça — un document qui a la forme d’une facture sans en avoir la substance juridique.

Source : Pennylane — Facture proforma : définition, mentions et exemple

À quoi sert-elle ?

1. Commerce international

C’est son terrain de prédilection. La proforma est utilisée pour :

  • Les formalités douanières : déclaration d’importation ou d’exportation
  • Les demandes de lettres de crédit auprès des banques
  • L’évaluation des droits de douane par les autorités du pays importateur

2. Demande de financement

Un client qui a besoin d’un accord de financement (crédit, leasing) avant de passer commande peut présenter la proforma à sa banque comme justificatif du montant.

3. Estimation avant commande

Pour des transactions complexes ou de gros montants, la proforma permet au client d’avoir une vision précise des coûts avant de s’engager.

4. Appels d’offres

Certains marchés publics ou privés demandent une proforma comme pièce de candidature.

Proforma, devis, facture : les différences

CritèreProformaDevisFacture
Valeur comptableNonNonOui
Valeur fiscaleNonNonOui
Oblige au paiementNonNon (sauf signé)Oui
ModifiableOuiOui (tant que non signé)Non
Usage principalInternational, financementEngagement commercialComptabilité, fiscalité
TVA déductibleNonNonOui

La proforma et le devis sont proches dans leur fonction (estimation), mais le devis a une dimension contractuelle quand il est signé. La proforma n’engage jamais.

Source : Sage — Facture proforma : définition et usages

Les mentions à inclure

Même si la proforma n’a pas de valeur légale, elle doit être claire et complète pour remplir son rôle :

MentionDétail
« Facture proforma »Mention visible, en gros, pour éviter toute confusion
Date d’émission
Identité du vendeurNom, adresse, SIRET
Identité du clientNom, adresse
Désignation des biens/servicesDescription détaillée
Quantités et prix unitaires
Montant totalHT et TTC si applicable
Conditions de livraisonIncoterms pour l’international
Durée de validitéImportante pour bloquer les prix
Conditions de paiementIndicatives

Ce que la proforma ne peut PAS faire

Remplacer une facture. Vous ne pouvez pas comptabiliser une proforma ni la présenter comme pièce justificative lors d’un contrôle fiscal.

Permettre la déduction de TVA. La TVA mentionnée sur une proforma n’est pas déductible. Seule la facture définitive le permet.

Servir de preuve de transaction. La proforma n’atteste pas qu’une vente a eu lieu. Elle ne peut pas être utilisée dans un litige pour prouver une créance.

Le bon process

  1. Le client vous demande une estimation → vous émettez une proforma
  2. Le client valide → vous signez éventuellement un devis ou un bon de commande
  3. Vous réalisez la prestation ou livrez les marchandises
  4. Vous émettez la facture définitive (seul document comptable et fiscal)

Comment Aquila traite les proformas

Si un fournisseur vous envoie une proforma avant la facture définitive, Aquila sait faire la différence.

Identification automatique : Aquila détecte la mention « proforma » et ne la comptabilise pas comme une facture fournisseur à payer. Pas de risque de doublon quand la vraie facture arrive ensuite.

Archivage : la proforma est conservée dans votre historique fournisseur pour référence, mais elle n’apparaît pas dans vos totaux de charges.

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Sources