Aquila pour les consultants et freelances : simplifiez votre administratif

En tant que consultant ou freelance, votre temps est votre produit. Chaque heure passée sur l’administratif est une heure non facturée. Voici comment Aquila vous aide à reprendre le contrôle.

La réalité du freelance

Le piège de l’administratif

Quand on se lance en indépendant, on sous-estime souvent la charge administrative :

• Factures fournisseurs (logiciels, abonnements, matériel)
• Suivi des dépenses professionnelles
• Préparation pour le comptable
• Archivage des justificatifs

Le calcul qui fait mal

Hypothèse : Vous facturez 500€/jour

Temps administratif : 5h/mois minimum

Coût d’opportunité : 5h × 62,5€/h = 312€/mois

Sans compter le stress et la charge mentale.

Pourquoi les consultants choisissent Aquila

1. Confidentialité absolue

Vos clients sont souvent des entreprises. Vos factures révèlent :

• Vos outils et logiciels
• Vos sous-traitants éventuels
• Votre structure de coûts

Avec les logiciels cloud : Ces données sont sur leurs serveurs.

Avec Aquila : Tout reste sur votre ordinateur. Personne n’y accède.

Argument commercial : Vous pouvez garantir à vos clients que leurs informations indirectes ne fuiteront pas.

2. Gain de temps maximal

Tâche	Temps classique	Avec Aquila
Collecter les factures	30 min/mois	0 (automatique)
Saisir les informations	2h/mois	15 min
Classer et archiver	1h/mois	0 (automatique)
Préparer l’export comptable	1h/mois	5 min
Total	4h30/mois	20 min

3. Professionnalisme

Un consultant organisé inspire confiance :

• Justificatifs toujours disponibles
• Réponse immédiate aux questions du comptable
• Vision claire de vos dépenses

Les dépenses typiques d’un consultant

Abonnements SaaS

• Suite bureautique (Microsoft 365, Google Workspace)
• Outils métier (design, dev, gestion de projet)
• Stockage cloud
• Communication (Slack, Zoom)

Particularité : Factures mensuelles récurrentes, souvent en anglais

Matériel informatique

• Ordinateur, écran
• Accessoires
• Téléphone professionnel

Particularité : Factures ponctuelles, souvent immobilisables

Déplacements

• Transports
• Hébergement (non déductible TVA)
• Repas clients

Particularité : Nombreux petits montants

Formation et documentation

• Formations en ligne
• Livres professionnels
• Conférences

Frais généraux

• Téléphone/Internet
• Assurance RC Pro
• Cotisation ordre/syndicat

Aquila au quotidien pour un consultant

Le matin : zéro action

Vos factures arrivent par email. Aquila les récupère en arrière-plan.

En fin de semaine : 10 minutes

1. Ouvrez Aquila
2. Consultez les nouvelles factures (déjà pré-remplies)
3. Vérifiez rapidement
4. Validez en lot

En fin de mois : 5 minutes

1. Exportez les données pour votre comptable
2. Vérifiez le récapitulatif TVA
3. Envoyez

En cas de contrôle : instantané

Recherchez n’importe quelle facture en 2 secondes :

• Par fournisseur
• Par date
• Par montant

Cas concret : Marie, consultante en marketing digital

Son profil

• Freelance depuis 4 ans
• CA : 120 000€/an
• 30-40 factures fournisseurs/mois
• Clients : PME et startups

Avant Aquila

“Je faisais ma compta le dimanche soir. Je détestais ça. J’avais toujours peur d’oublier une facture ou de me tromper dans la TVA.”

Avec Aquila

“Maintenant c’est réglé en 15 minutes le vendredi. Et je suis sûre de ne rien oublier. Mon comptable m’a dit que mes dossiers étaient impeccables.”

Ses fonctionnalités préférées

1. Import email : Plus besoin d’aller chercher les factures
2. Catégorisation : Distingue facilement SaaS, déplacements, formation
3. Export : Son comptable reçoit un fichier propre

Aquila et le passage micro → société

Vous êtes en micro-entreprise ?

Aquila vous aide à :

• Garder une trace de vos dépenses (même non déductibles)
• Anticiper le passage au réel
• Avoir un historique propre pour la transition

Vous passez en EURL/SASU ?

Tout votre historique est là :

• Dépenses bien catégorisées
• Fournisseurs identifiés
• Habitudes de consommation claires

Votre comptable vous remerciera.

FAQ pour les consultants

Je suis en micro, j’ai vraiment besoin d’Aquila ?

Même en micro, suivre vos dépenses est utile :

• Calcul de rentabilité réelle
• Anticipation du passage au réel
• Justificatifs en cas de contrôle

Je travaille parfois de chez mes clients. Comment faire ?

Aquila fonctionne sur votre ordinateur portable. Vous pouvez l’utiliser n’importe où, même sans connexion internet.

Mes factures sont souvent en anglais. C’est un problème ?

Non. Aquila reconnaît les factures en anglais, allemand, espagnol et italien.

Je change souvent de fournisseurs SaaS. Aquila s’adapte ?

Oui. Chaque nouveau fournisseur est appris automatiquement. Dès la 2ème facture, la reconnaissance est optimale.

Le coût pour un consultant

110€/mois, déductible de vos charges.

En temps récupéré : 4h/mois minimum

En valeur (à 60€/h) : 240€/mois

ROI : Plus du double dès le premier mois

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