Recevoir ses factures par email, c’est pratique. Les récupérer une par une pour les traiter, ça l’est moins. Aquila automatise cette étape en allant chercher vos factures directement dans vos boîtes mail. Voici comment ça fonctionne.

Le principe

Comment ça marche

Vos boîtes email → Aquila scanne → Détecte les factures → Extrait les données → Vous valide

Aquila se connecte à vos comptes email (Outlook, Gmail, Yahoo, Orange) et analyse les messages reçus. Quand il détecte une facture en pièce jointe, il la récupère automatiquement et lance l’extraction des données.

Ce qu’Aquila fait (et ne fait pas)

ActionAquila
Lit vos emails✅ Oui (en local)
Détecte les factures en PJ✅ Oui
Télécharge les pièces jointes✅ Oui
Extrait les données✅ Oui
Supprime vos emails❌ Non
Envoie vos données ailleurs❌ Non
Stocke vos identifiants en clair❌ Non

Vos identifiants sont chiffrés et stockés uniquement sur votre machine.

Les boîtes email compatibles

Outlook / Microsoft 365

Comptes supportés :

  • Outlook.com / Hotmail
  • Microsoft 365 (entreprise)
  • Exchange Online

Protocole : OAuth 2.0 (connexion sécurisée Microsoft)

Gmail / Google Workspace

Comptes supportés :

  • Gmail personnel
  • Google Workspace (entreprise)

Protocole : OAuth 2.0 (connexion sécurisée Google)

Yahoo Mail

Comptes supportés :

  • Yahoo Mail standard
  • Yahoo Business Mail

Protocole : IMAP avec mot de passe d’application

Orange Mail

Comptes supportés :

  • Orange / Wanadoo

Protocole : IMAP

Autres fournisseurs

Tout fournisseur supportant IMAP peut être configuré manuellement :

  • Free
  • SFR
  • OVH
  • Infomaniak
  • Serveurs d’entreprise

Configuration pas à pas

Étape 1 : Accéder aux paramètres

  1. Ouvrez Aquila
  2. Allez dans Paramètres > Connexions email
  3. Cliquez sur Ajouter un compte

Étape 2 : Choisir votre fournisseur

Sélectionnez votre fournisseur dans la liste :

  • Microsoft (Outlook, Office 365)
  • Google (Gmail)
  • Yahoo
  • Orange
  • Autre (configuration manuelle)

Étape 3 : Authentification

Pour Microsoft et Google :

  • Cliquez sur “Se connecter”
  • Une fenêtre de connexion s’ouvre
  • Connectez-vous avec vos identifiants habituels
  • Autorisez Aquila à accéder à vos emails

Pour Yahoo et Orange :

  • Créez un mot de passe d’application (voir guide ci-dessous)
  • Entrez votre email et le mot de passe d’application

Étape 4 : Configurer les dossiers

Choisissez les dossiers à surveiller :

  • Boîte de réception : Recommandé
  • Dossiers spécifiques : Si vous triez vos factures

Étape 5 : Définir la fréquence

OptionDescription
Temps réelVérification toutes les 5 minutes
HoraireVérification toutes les heures
ManuelUniquement sur demande

Créer un mot de passe d’application

Pour Yahoo

  1. Allez sur login.yahoo.com
  2. Cliquez sur votre profil > Informations du compte
  3. Allez dans Sécurité du compte
  4. Cliquez sur Générer un mot de passe d’application
  5. Sélectionnez “Autre application” et nommez-la “Aquila”
  6. Copiez le mot de passe généré

Pour Orange

  1. Allez sur compte.orange.fr
  2. Accédez à Mot de passe et sécurité
  3. Activez l’accès IMAP si nécessaire
  4. Utilisez votre mot de passe Orange habituel

Pourquoi un mot de passe d’application ?

C’est une mesure de sécurité. Le mot de passe d’application :

  • Ne donne accès qu’aux emails (pas à tout le compte)
  • Peut être révoqué à tout moment
  • Ne compromet pas votre mot de passe principal

Le filtrage intelligent

Comment Aquila détecte les factures

Aquila analyse chaque email et ses pièces jointes :

Critères de détection :

  • Expéditeur connu (fournisseur habituel)
  • Objet contenant “facture”, “invoice”, “avoir”
  • Pièce jointe PDF ou image
  • Contenu de la PJ reconnu comme facture

Ce qu’Aquila ignore :

  • Publicités et newsletters
  • Emails sans pièce jointe
  • Pièces jointes non pertinentes (signatures, logos)
  • Emails déjà traités

Personnaliser le filtrage

Vous pouvez affiner les règles :

Liste blanche d’expéditeurs : Ajoutez les adresses email de vos fournisseurs pour qu’ils soient toujours traités.

Liste noire d’expéditeurs : Excluez les expéditeurs qui envoient des PDF non pertinents.

Mots-clés dans l’objet : Ajoutez des mots-clés spécifiques à vos fournisseurs.

Le workflow quotidien

Avec l’import automatique activé

  1. Matin : Vous ouvrez Aquila
  2. Notification : “12 nouvelles factures détectées”
  3. Liste : Factures pré-remplies vous attendent
  4. Validation : Vous vérifiez et validez en quelques clics
  5. Terminé : Factures classées et archivées

Temps total : 5-10 minutes pour 12 factures

Sans import automatique (méthode manuelle)

  1. Ouvrir chaque email
  2. Télécharger la pièce jointe
  3. Importer dans Aquila
  4. Attendre l’extraction
  5. Valider

Temps total : 3-5 minutes par facture

Sécurité et confidentialité

Où sont stockés vos identifiants ?

Sur votre ordinateur uniquement, dans un fichier chiffré :

  • Chiffrement AES-256
  • Clé dérivée de votre installation
  • Jamais envoyés sur internet (sauf pour l’authentification)

Aquila peut-il lire tous mes emails ?

Techniquement oui, mais :

  • Aquila ne lit que les métadonnées (expéditeur, objet, date)
  • Le contenu n’est analysé que pour les emails avec PJ
  • Aucune donnée n’est envoyée à nos serveurs
  • Le traitement est 100% local

Puis-je révoquer l’accès ?

Oui, à tout moment :

  • Dans Aquila : supprimez le compte email
  • Dans votre fournisseur : révoquez l’accès de l’application

Pour Microsoft : account.microsoft.com/privacy

Pour Google : myaccount.google.com/permissions

Résolution des problèmes

”Connexion impossible”

Causes possibles :

  • Mot de passe incorrect
  • Authentification à deux facteurs non configurée
  • Accès IMAP désactivé

Solutions :

  1. Vérifiez vos identifiants
  2. Créez un mot de passe d’application
  3. Activez IMAP dans les paramètres de votre messagerie

”Aucune facture détectée”

Causes possibles :

  • Emails déjà traités
  • Filtrage trop restrictif
  • Factures dans un dossier non surveillé

Solutions :

  1. Vérifiez les dossiers surveillés
  2. Ajoutez l’expéditeur en liste blanche
  3. Lancez une synchronisation manuelle

”Facture mal extraite”

Causes possibles :

  • Format de facture inhabituel
  • PDF image de mauvaise qualité
  • Facture dans une langue non supportée

Solutions :

  1. Corrigez manuellement les champs
  2. Aquila apprendra de vos corrections
  3. Contactez le support si le problème persiste

Bonnes pratiques

1. Dédier une adresse email aux factures

Créez une adresse du type factures@votreentreprise.com :

  • Tous vos fournisseurs envoient à cette adresse
  • Aquila surveille uniquement cette boîte
  • Séparation claire avec vos emails personnels

2. Créer des règles dans votre messagerie

Configurez des règles pour trier automatiquement :

  • Factures → Dossier “Factures”
  • Aquila surveille ce dossier uniquement
  • Moins de bruit, plus d’efficacité

3. Valider régulièrement

Ne laissez pas les factures s’accumuler :

  • Validation quotidienne (5 min)
  • Ou hebdomadaire (30 min)
  • Évitez le traitement mensuel (charge trop importante)

4. Vérifier les factures importantes

Pour les montants élevés ou les nouveaux fournisseurs :

  • Contrôlez les données extraites
  • Vérifiez le RIB (risque de fraude)
  • Comparez avec le bon de commande

FAQ

L’import fonctionne-t-il quand Aquila est fermé ?

Non. Aquila doit être ouvert (même en arrière-plan) pour surveiller vos emails.

Mes emails sont-ils supprimés après import ?

Non. Aquila ne modifie jamais vos emails. Il les lit et télécharge les pièces jointes, sans rien supprimer.

Puis-je connecter plusieurs comptes email ?

Oui. Ajoutez autant de comptes que nécessaire dans Paramètres > Connexions email.

L’import fonctionne-t-il pour les factures clients ?

Aquila est optimisé pour les factures fournisseurs (achats). Les factures clients (ventes) sont gérées différemment.

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