Vous utilisez Aquila au quotidien ? Voici 10 astuces pour gagner encore plus de temps.

1. Maîtrisez les raccourcis clavier

Les essentiels

ActionWindowsMac
Nouvelle factureCtrl+NCmd+N
RechercherCtrl+FCmd+F
Valider la factureEntréeEntrée
Facture suivante↓ ou Tab↓ ou Tab
Facture précédente↑↑
ExporterCtrl+ECmd+E

Gain de temps

Avec les raccourcis, valider 10 factures prend 2 minutes au lieu de 5.

2. Importez par lots

Au lieu de

Importer les factures une par une.

Faites plutôt

  1. Sélectionnez tous vos PDF dans l’explorateur de fichiers
  2. Glissez-les tous ensemble sur Aquila
  3. Aquila les traite en file d’attente
  4. Validez-les les unes après les autres

Gain : Vous évitez les allers-retours entre Aquila et vos dossiers.

3. Utilisez l’import email intelligent

Configuration optimale

  1. Créez un dossier dédié dans votre boîte mail (“Factures Aquila”)
  2. Configurez des règles pour y déplacer automatiquement les factures de vos fournisseurs récurrents
  3. Aquila surveille ce dossier

Résultat

Vos factures arrivent dans Aquila sans que vous ayez à les télécharger manuellement.

4. Créez des catégories intelligentes

Structure recommandée

Pas trop de catégories (sinon vous hésiterez à chaque facture) :

Bien :

  • Achats/Stock
  • Services externes
  • Charges fixes
  • Déplacements
  • Informatique

Trop détaillé :

  • Achats bureau petites fournitures
  • Achats bureau grandes fournitures
  • Achats bureau consommables
  • …

Conseil

5-10 catégories suffisent pour la plupart des activités.

5. Utilisez la recherche avancée

Recherche simple

Tapez un mot dans la barre de recherche (nom fournisseur, montant).

Recherche avancée

Combinez des critères :

  • fournisseur:Orange → Toutes les factures Orange
  • montant:>500 → Factures de plus de 500€
  • date:2025-06 → Factures de juin 2025
  • categorie:Telecom → Factures télécom

Combiner

fournisseur:Orange date:2025 → Factures Orange de 2025

6. Paramétrez les rappels d’échéance

Configuration recommandée

  1. Allez dans Paramètres > Notifications
  2. Activez les rappels d’échéance
  3. Choisissez le délai : 7 jours avant (recommandé)

Conseil

Si vous payez par prélèvement, les rappels vous permettent de vérifier que la provision est suffisante.

7. Exploitez le tableau de bord chaque matin

Rituel de 30 secondes

  1. Ouvrez Aquila
  2. Regardez : factures à traiter ? Échéances aujourd’hui ?
  3. Agissez si nécessaire

Pourquoi

Un coup d’œil quotidien évite les surprises en fin de mois.

8. Automatisez vos exports

Export récurrent

Si vous envoyez un export à votre comptable chaque mois :

  1. Configurez un modèle d’export (format, colonnes, options)
  2. Sauvegardez ce modèle
  3. Chaque mois, appliquez le modèle en un clic

Gain

Plus besoin de reconfigurer l’export à chaque fois.

9. Utilisez les notes pour le contexte

Quand ajouter une note

  • Facture inhabituelle (acompte, avoir)
  • Contexte important (projet spécifique, client concerné)
  • Rappel pour vous-même

Exemple

Facture de 5000€ chez Imprimeur XYZ Note : “Acompte pour le catalogue 2026 - solde à venir”

Avantage

Quand vous recherchez cette facture plus tard, vous avez le contexte.

10. Vérifiez régulièrement la cohérence

Contrôle mensuel (5 minutes)

Avant d’exporter pour le comptable :

  1. Factures non validées : Il en reste ?
  2. Catégories “Autres” : Trop de factures ici ? Créez une catégorie.
  3. Doublons signalés : Vérifiez et traitez.

Pourquoi

Un export propre facilite le travail du comptable (et le vôtre en cas de question).

Bonus : Les fonctionnalités méconnues

Dupliquer une facture

Pour les factures récurrentes (même fournisseur, même montant) :

  • Sélectionnez une facture passée
  • Clic droit > Dupliquer
  • Modifiez la date et le numéro

Fusionner des fournisseurs

Si vous avez créé deux fois le même fournisseur (faute de frappe) :

  • Paramètres > Fournisseurs
  • Sélectionnez le doublon
  • Fusionner avec le fournisseur correct

Archiver une période

Pour alléger l’affichage :

  • Paramètres > Archivage
  • Archivez les exercices anciens (données conservées, mais masquées par défaut)

Checklist productivité

  • Je connais les raccourcis clavier essentiels
  • J’importe mes factures par lots
  • Mon import email est configuré
  • J’ai entre 5 et 10 catégories bien définies
  • Je sais utiliser la recherche avancée
  • Mes rappels d’échéance sont activés
  • Je consulte le tableau de bord chaque jour
  • J’ai un modèle d’export sauvegardé
  • J’utilise les notes pour les cas particuliers
  • Je fais un contrôle de cohérence mensuel

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