Aquila vs saisie manuelle : le comparatif qui fait la différence

Vous gérez encore vos factures fournisseurs à la main ? Tableau Excel, saisie dans un logiciel, ou simplement une pile de papiers ? Voici ce que vous gagnez (ou perdez) avec chaque méthode.

Les 3 méthodes comparées

Méthode 1 : La pile de papiers

“Je garde les factures, je les donne au comptable en fin de mois.”

Méthode 2 : Le tableau Excel

“Je saisis chaque facture dans un tableau que j’ai créé.”

Méthode 3 : Aquila

“J’importe les factures, Aquila fait le reste.”

Comparatif détaillé

Temps de traitement par facture

Méthode	Temps/facture	Pour 80 factures/mois
Pile de papiers	~1 min (classement)	1h20 + temps comptable
Tableau Excel	5-7 min	8-10h
Aquila	30 sec	40 min

Risque d’erreur

Méthode	Risque	Conséquences
Pile de papiers	Élevé	Factures perdues, oublis
Tableau Excel	Moyen	Erreurs de saisie, doublons
Aquila	Faible	Vérification automatique

Recherche d’une ancienne facture

Méthode	Temps de recherche
Pile de papiers	5-15 min (fouille physique)
Tableau Excel	1-2 min (Ctrl+F + ouvrir le fichier)
Aquila	5 secondes

Préparation pour le comptable

Méthode	Ce qu’il faut faire
Pile de papiers	Trier, vérifier, emballer, envoyer
Tableau Excel	Vérifier, joindre les justificatifs, envoyer
Aquila	Cliquer sur “Exporter”

Focus sur la méthode Excel

Pourquoi c’est tentant

• Gratuit (vous avez déjà Excel)
• Flexible (vous créez votre propre format)
• Familier (vous connaissez l’outil)

Les limites réelles

1. Saisie chronophage

Pour chaque facture :

• Ouvrir le PDF
• Lire les informations
• Saisir dans Excel (fournisseur, date, montant, TVA…)
• Vérifier la saisie
• Classer le PDF

Temps réel : 5-7 minutes par facture

2. Erreurs inévitables

• Fautes de frappe
• Inversions de chiffres
• TVA mal calculée
• Doublons non détectés

3. Pas de lien avec les justificatifs

Votre Excel contient des chiffres. Les PDF sont ailleurs. Faire le lien ? Laborieux.

4. Pas d’alertes

Excel ne vous prévient pas qu’une facture arrive à échéance.

5. Export comptable manuel

Votre comptable utilise un autre format. Conversion nécessaire.

Focus sur Aquila

Ce que vous gagnez

1. Temps

Tâche	Gain
Saisie	90% de temps en moins
Classement	Automatique
Recherche	Instantanée
Export	1 clic

2. Fiabilité

• Extraction automatique = moins d’erreurs humaines
• Vérification de cohérence (HT + TVA = TTC)
• Détection des doublons potentiels

3. Visibilité

• Tableau de bord des échéances
• Dépenses par fournisseur
• Historique complet

4. Sérénité

• Plus de pile qui s’accumule
• Plus de recherches interminables
• Plus d’oublis de paiement

Ce que vous investissez

110€/mois

C’est moins que :

• 2 heures de votre temps (si vous valez 55€/h)
• Les pénalités d’un seul retard de paiement
• Le stress de la paperasse

Témoignages de conversion

De la pile de papiers à Aquila

“Je donnais un sac de factures à mon comptable. Il n’était pas content, moi non plus. Maintenant je lui envoie un fichier propre. On a tous les deux gagné.” — Patrick, artisan plombier

Du tableau Excel à Aquila

“J’ai tenu mon Excel pendant 3 ans. J’y passais un dimanche par mois. Avec Aquila, c’est 30 minutes le vendredi soir. Je ne reviendrais jamais en arrière.” — Céline, consultante

Du logiciel comptable complexe à Aquila

“Mon ancien logiciel faisait tout : compta, facturation, stocks… Mais pour les factures fournisseurs, c’était une usine à gaz. Aquila fait une chose et la fait bien.” — François, gérant de boutique

Le calcul économique

Hypothèses

• Votre temps vaut 50€/h
• Vous traitez 80 factures/mois
• Vous oubliez 1 paiement par trimestre (pénalité moyenne 80€)

Coût de la méthode Excel

Poste	Coût mensuel
Temps de saisie (8h × 50€)	400€
Temps de recherche (1h × 50€)	50€
Pénalités de retard (80€ ÷ 3)	27€
Total	477€/mois

Coût avec Aquila

Poste	Coût mensuel
Abonnement Aquila	110€
Temps de validation (40 min × 50€/h)	33€
Pénalités de retard	0€
Total	143€/mois

Économie

477€ - 143€ = 334€/mois

Soit 4 000€ par an.

Faire le pas

Vous hésitez encore ?

C’est normal. Changer ses habitudes demande un effort. Mais l’effort est minime :

• Installation : 5 minutes
• Prise en main : 15 minutes
• Retour sur investissement : dès le premier mois

Comment commencer

1. Demandez une démo pour voir Aquila en action
2. Testez sur vos vraies factures
3. Constatez la différence

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Passez à l’efficacité

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