Aquila ne se contente pas de stocker vos factures. Il vous offre une vue d’ensemble de vos dépenses. Découvrez comment exploiter le tableau de bord pour mieux piloter votre activité.

Vue d’ensemble du tableau de bord

Ce que vous voyez d’un coup d’œil

Quand vous ouvrez Aquila, le tableau de bord affiche :

Indicateurs clés :

  • Factures à traiter
  • Échéances de la semaine
  • Total des dépenses du mois

Alertes :

  • Factures en attente de validation
  • Paiements arrivant à échéance
  • Anomalies détectées

Tendances :

  • Évolution des dépenses
  • Répartition par catégorie

Les indicateurs en détail

Factures à traiter

Ce compteur affiche les factures importées mais pas encore validées.

Objectif : Le maintenir à zéro. Une facture non validée peut être oubliée.

Conseil : Traitez vos factures au fil de l’eau plutôt qu’en lot mensuel.

Échéances de la semaine

Liste des factures dont le paiement arrive à échéance dans les 7 jours.

Pourquoi c’est utile :

  • Éviter les retards de paiement
  • Planifier la trésorerie
  • Anticiper les prélèvements

Total du mois

Montant total des factures validées sur le mois en cours.

Ce que vous pouvez suivre :

  • Êtes-vous dans votre budget prévisionnel ?
  • Y a-t-il des dépenses inhabituelles ?
  • Comment se situe ce mois par rapport aux précédents ?

Analyser vos dépenses

Par catégorie

Le graphique de répartition montre où va votre argent :

CatégorieExemple %
Matières premières45%
Charges locatives20%
Services externes15%
Fournitures10%
Autres10%

Utilité :

  • Identifier les postes de dépenses majeurs
  • Repérer des anomalies (catégorie inhabituelle)
  • Préparer des négociations avec les fournisseurs

Par fournisseur

Classement de vos fournisseurs par montant d’achats :

Top fournisseurs :

  1. Fournisseur A : 5 000€
  2. Fournisseur B : 3 200€
  3. Fournisseur C : 1 800€

Utilité :

  • Identifier les fournisseurs stratégiques
  • Négocier des conditions (remises volume)
  • Repérer une dépendance excessive

Évolution dans le temps

Courbe des dépenses mois par mois ou semaine par semaine.

Ce que vous pouvez observer :

  • Tendance générale (hausse, baisse, stable)
  • Saisonnalité (pics à certaines périodes)
  • Impact d’événements (investissement, projet)

Utilisation pratique

Le rituel quotidien (1 minute)

  1. Ouvrez Aquila
  2. Regardez les factures à traiter → Validez si nécessaire
  3. Vérifiez les échéances de la semaine → Planifiez les paiements

Le point hebdomadaire (5 minutes)

  1. Consultez le total des dépenses de la semaine
  2. Comparez avec les semaines précédentes
  3. Repérez les dépenses inhabituelles

L’analyse mensuelle (15 minutes)

  1. Consultez la répartition par catégorie
  2. Analysez les fournisseurs principaux
  3. Comparez avec les mois précédents
  4. Identifiez les tendances

Prendre des décisions

Exemple 1 : Optimiser un poste de dépense

Constat : La catégorie “Fournitures bureau” représente 800€/mois.

Action :

  • Détailler les factures de cette catégorie
  • Identifier les achats réguliers
  • Négocier un contrat cadre avec le fournisseur principal

Résultat possible : -15% sur ce poste = 120€/mois économisés.

Exemple 2 : Anticiper un problème de trésorerie

Constat : 5 factures importantes arrivent à échéance la même semaine.

Action :

  • Contacter certains fournisseurs pour échelonner
  • Préparer la trésorerie
  • Éviter les frais de retard

Exemple 3 : Détecter une anomalie

Constat : La catégorie “Télécom” a doublé ce mois-ci.

Action :

  • Consulter les factures de cette catégorie
  • Identifier la cause (nouvel abonnement, surfacturation)
  • Corriger si nécessaire

Personnaliser votre tableau de bord

Choisir les indicateurs affichés

Dans Paramètres > Tableau de bord, sélectionnez les widgets qui vous intéressent :

  • Indicateurs de base (recommandé)
  • Graphique par catégorie
  • Top fournisseurs
  • Évolution temporelle

Définir la période de comparaison

Comparez le mois en cours avec :

  • Le mois précédent
  • Le même mois de l’année précédente
  • Une moyenne des 12 derniers mois

Créer des alertes personnalisées

Configurez des alertes pour :

  • Dépense supérieure à un seuil
  • Nouveau fournisseur
  • Catégorie dépassant un budget

Exporter les statistiques

Pour votre comptable

L’export standard inclut les données brutes. Pour une analyse comptable.

Pour votre gestion

Export des statistiques :

  • Répartition par catégorie (Excel/PDF)
  • Évolution mensuelle (graphique)
  • Détail par fournisseur

Pour un rendez-vous banquier

Préparez un récapitulatif de vos charges pour présenter votre situation :

  • Charges fixes identifiées
  • Tendance des dépenses
  • Prévisions possibles

Questions fréquentes

Les statistiques incluent-elles les factures non validées ?

Non. Seules les factures validées apparaissent dans les statistiques. C’est pourquoi il faut valider régulièrement.

Puis-je voir les statistiques de l’année précédente ?

Oui. Sélectionnez la période souhaitée. Tout l’historique Aquila est disponible.

Comment sont calculées les tendances ?

Aquila compare la période sélectionnée avec la période équivalente précédente (mois vs mois précédent, trimestre vs trimestre précédent).

Puis-je exporter un graphique pour une présentation ?

Oui. Chaque graphique peut être exporté en image ou PDF.

Ce que le tableau de bord ne fait pas

Ce n’est pas un logiciel comptable

Aquila ne fait pas de comptabilité (journaux, grand livre, bilan). C’est un outil de gestion des factures fournisseurs.

Ce n’est pas un outil de prévision

Les statistiques montrent le passé. Les prévisions restent votre analyse.

Ce n’est pas un outil de facturation

Aquila gère vos achats, pas vos ventes.

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