Vous avez géré vos factures fournisseurs sur Excel pendant des mois, voire des années. Le fichier grossit, devient lent, les erreurs s’accumulent. Il est temps de passer à Aquila. Voici comment faire la transition en douceur.

Pourquoi migrer maintenant

Les signes qu’Excel a atteint ses limites

Le fichier met du temps à s’ouvrir
Vous avez déjà perdu des données
Retrouver une facture prend plusieurs minutes
Les formules se cassent régulièrement
Vous redoutez la fin de mois

Ce que vous allez gagner

Aspect	Excel	Aquila
Saisie d’une facture	5-7 min	30 sec
Recherche	Ctrl+F + patience	Instantanée
Risque d’erreur	Élevé	Faible
Lien avec les PDF	Manuel	Automatique
Export comptable	Conversion nécessaire	1 clic

Avant de commencer

Ce qu’il vous faut

Votre fichier Excel actuel
Les factures PDF correspondantes (si vous les avez conservées)
1 heure de tranquillité
Aquila installé

Ce que vous pouvez conserver

Votre historique : Les données de votre Excel peuvent être consultées à tout moment. Pas besoin de les importer dans Aquila.

Vos habitudes : Les catégories, les fournisseurs récurrents, votre logique de classement.

Méthode recommandée : le changement propre

Principe

Commencez Aquila à partir d’une date précise (1er du mois, début d’exercice). Gardez Excel comme archive.

Étape 1 : Choisir la date de bascule

Idéalement :

Le 1er du mois en cours
Ou le début de votre exercice comptable

Étape 2 : Configurer Aquila

Installez et activez Aquila
Créez vos catégories en reprenant celles de votre Excel
Testez avec 2-3 factures

Étape 3 : Basculer

À partir de la date choisie :

Toutes les nouvelles factures vont dans Aquila
Excel devient votre archive historique

Étape 4 : Archiver Excel

Renommez votre fichier : Factures_2020-2025_ARCHIVE.xlsx
Conservez-le pour consultation si nécessaire
Ne le modifiez plus

Méthode alternative : l’import progressif

Pour qui ?

Si vous avez besoin de retrouver facilement les anciennes factures dans Aquila (recherche, statistiques annuelles).

Comment faire

Commencez par le présent : Entrez les nouvelles factures dans Aquila
Remontez progressivement : Quand vous avez du temps, importez les factures des mois précédents
Priorisez : Commencez par les factures récentes, les plus susceptibles d’être recherchées

Conseil pratique

Importez les factures par lot :

Sélectionnez tous les PDF d’un mois
Glissez-les dans Aquila
Validez chaque extraction
Passez au mois suivant

Recréer vos catégories

Analysez votre Excel

Repérez comment vous classiez vos factures :

Par type de dépense ?
Par fournisseur ?
Par projet ?

Créez les catégories dans Aquila

Allez dans Paramètres > Catégories
Ajoutez vos catégories existantes
Profitez-en pour simplifier si votre système était trop complexe

Exemple de migration

Excel (colonnes) :

Fournitures bureau
Matériel info
Téléphone
Internet
Déplacements
Essence
Péages

Aquila (catégories) :

Fournitures bureau
Informatique (regroupe matériel)
Télécom (regroupe téléphone + internet)
Déplacements (regroupe essence + péages)

Gérer la période de transition

Le premier mois

Vous aurez peut-être le réflexe d’ouvrir Excel → Ouvrez Aquila
Gardez une note sur votre écran : “Factures = Aquila”
En 2 semaines, le réflexe sera pris

Questions courantes

“Et si j’oublie une facture ?” Importez-la dès que vous vous en rendez compte. Aquila gère l’antériorité.

“Comment gérer les factures à cheval sur la transition ?” Facture reçue avant la bascule mais non payée ? Vous pouvez l’importer dans Aquila pour suivre l’échéance.

“Mon comptable a besoin de l’historique Excel ?” Envoyez-lui le fichier Excel pour l’historique, et les exports Aquila pour les nouvelles factures.

Adapter vos habitudes

Ce qui change

Avant (Excel)	Après (Aquila)
Ouvrir le PDF, lire, saisir	Importer le PDF, vérifier
Chercher avec Ctrl+F	Taper dans la barre de recherche
Classer le PDF manuellement	Automatiquement lié
Créer un export pour le comptable	Cliquer sur Exporter

Ce qui reste pareil

Vous validez chaque facture
Vous gardez le contrôle sur les catégories
Vous exportez pour votre comptable

Témoignages de migration

“J’avais 3 ans de factures sur Excel. J’ai commencé Aquila au 1er janvier, et j’ai importé progressivement les 6 derniers mois. Maintenant tout est au même endroit.” — Stéphane, consultant

“La migration m’a pris une après-midi pour configurer et comprendre. Dès le lendemain, j’allais plus vite qu’avec Excel.” — Caroline, gérante de boutique

“Mon Excel pesait 15 Mo et ramait. Avec Aquila, c’est instantané.” — Marc, artisan

Checklist de migration

Avant la bascule

Sauvegarder le fichier Excel
Installer Aquila
Créer les catégories
Tester avec 3 factures

Jour J

Renommer le fichier Excel en ARCHIVE
Commencer à utiliser Aquila pour toute nouvelle facture

Première semaine

Résister à l’envie d’ouvrir Excel
Importer les factures reçues
Se familiariser avec la recherche

Premier mois

Générer le premier export pour le comptable
Optionnel : importer les factures du mois précédent

Erreurs à éviter

❌ Vouloir tout importer d’un coup

L’historique de 5 ans peut attendre. Concentrez-vous sur le présent.

❌ Garder Excel “au cas où”

Archivez-le, mais ne l’utilisez plus pour les nouvelles factures. Sinon vous aurez deux systèmes incohérents.

❌ Reproduire exactement votre système Excel

Profitez de la migration pour simplifier. Les catégories trop nombreuses, les colonnes inutiles… c’est le moment de nettoyer.

❌ Reporter la migration

Plus vous attendez, plus l’Excel grossit, plus la migration sera longue.

Besoin d’aide ?

Documentation

Une aide intégrée est disponible dans Aquila : cliquez sur ? en haut à droite.

Support

Notre équipe peut vous accompagner dans la migration :

Conseils sur la structure des catégories
Aide à la configuration
Réponses à vos questions

Prêt à quitter Excel ?

Demander une démo →

Guide de démarrage →