Les associations jonglent entre missions sociales, bénévolat et obligations administratives. La gestion des factures ne devrait pas être un fardeau. Aquila apporte une solution adaptée.

Les défis spécifiques des associations

Des ressources limitées

Les associations fonctionnent souvent avec :

  • Un trésorier bénévole
  • Peu de temps pour l’administratif
  • Un budget serré

Chaque heure compte pour accomplir la mission associative.

Des contraintes réglementaires

Même sans but lucratif, une association doit :

  • Tenir une comptabilité
  • Conserver les justificatifs
  • Présenter des comptes annuels
  • Justifier l’utilisation des subventions

Un turnover des bénévoles

Le trésorier change régulièrement. La passation doit être simple et les données accessibles.

Pourquoi Aquila convient aux associations

1. Gain de temps pour les bénévoles

TâcheSans AquilaAvec Aquila
Saisir une facture5-7 min30 sec
30 factures/mois3h15 min

2h45 économisées chaque mois = plus de temps pour la mission associative.

2. Données locales et sécurisées

Vos factures contiennent des informations sur vos fournisseurs, partenaires, bénéficiaires indirects. Avec Aquila :

  • Données sur votre ordinateur uniquement
  • Pas de serveur externe
  • Confidentialité préservée

3. Passation simplifiée

Quand le trésorier change :

  1. Exportez les données
  2. Transmettez au nouveau trésorier
  3. Il importe et continue

Tout l’historique est conservé.

4. Justification des subventions

Les financeurs (collectivités, État, fondations) demandent des justificatifs. Avec Aquila :

  • Recherche instantanée par période, fournisseur, catégorie
  • Export propre avec justificatifs PDF
  • Traçabilité complète

Cas d’usage par type d’association

Associations sportives

Factures typiques :

  • Location de salles et terrains
  • Équipements sportifs
  • Déplacements (compétitions)
  • Assurances

Bénéfices Aquila :

  • Suivi par activité/section
  • Préparation du rapport financier annuel
  • Justificatifs pour les subventions CNDS

Associations culturelles

Factures typiques :

  • Location de matériel (son, lumière)
  • Droits SACEM
  • Cachets d’artistes
  • Communication

Bénéfices Aquila :

  • Suivi par événement/projet
  • Budget prévisionnel vs réel
  • Export pour les financeurs culturels

Associations humanitaires/sociales

Factures typiques :

  • Achats alimentaires
  • Fournitures
  • Véhicules et carburant
  • Locaux

Bénéfices Aquila :

  • Confidentialité sur les bénéficiaires indirects
  • Catégorisation par type d’aide
  • Reporting pour les donateurs

Associations de parents d’élèves

Factures typiques :

  • Fournitures pour les événements
  • Restauration
  • Sorties scolaires
  • Matériel pédagogique

Bénéfices Aquila :

  • Simplicité d’utilisation pour parents bénévoles
  • Suivi par événement
  • Transparence pour l’AG

Témoignages d’associations

“Notre association compte 200 adhérents et organise 50 événements par an. Avant Aquila, le trésorier passait des week-ends entiers sur la comptabilité. Maintenant, c’est géré en quelques heures par mois.” — Marie, présidente d’une association culturelle

“Quand j’ai repris la trésorerie, j’ai tout de suite eu accès à l’historique complet. La passation a été fluide.” — Jean-Pierre, trésorier d’un club sportif

Fonctionnalités utiles pour les associations

Catégories personnalisables

Créez des catégories adaptées à votre activité :

  • Par section (sport)
  • Par projet (culture)
  • Par type de dépense (fonctionnement, investissement)

Recherche multicritère

Retrouvez instantanément :

  • Toutes les factures d’un fournisseur
  • Les dépenses d’une période
  • Les achats d’une catégorie

Export pour l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes

Les grandes associations font certifier leurs comptes. Aquila fournit :

  • Données structurées
  • Justificatifs PDF
  • Cohérence garantie

Rappels d’échéances

Ne manquez plus un paiement :

  • Alertes avant échéance
  • Vue calendrier
  • Évitez les pénalités

Questions fréquentes des associations

Aquila est-il adapté aux petites associations ?

Oui. La simplicité d’Aquila convient particulièrement aux associations avec des bénévoles non-comptables.

Peut-on utiliser Aquila pour gérer les cotisations ?

Non. Aquila gère les factures fournisseurs (vos achats). Pour les cotisations, utilisez un outil dédié (HelloAsso, etc.).

Comment gérer plusieurs trésoriers/sections ?

Une installation Aquila gère l’ensemble de l’association. Les catégories permettent de distinguer les sections. Pour des besoins complexes, contactez-nous.

Les subventions apparaissent-elles dans Aquila ?

Les subventions sont des recettes, pas des dépenses. Aquila gère les factures fournisseurs. Les subventions sont gérées par votre comptabilité générale.

Le budget : un investissement raisonnable

110€/mois, est-ce justifié pour une association ?

Faites le calcul :

  • Temps bénévole économisé : ~3h/mois
  • Valeur du temps bénévole (référence : 16€/h selon France Bénévolat)
  • Économie : 48€/mois en temps

Et surtout : un bénévole épuisé par l’administratif peut abandonner. L’outil préserve l’engagement.

Alternatives possibles

Pour les très petites associations (< 20 factures/mois), un simple classeur peut suffire. Au-delà, le temps perdu justifie l’investissement.

Comment démarrer

1. Évaluez vos besoins

  • Combien de factures par mois ?
  • Qui gère la trésorerie ?
  • Quelles sont vos obligations de reporting ?

2. Demandez une démonstration

Nous pouvons vous montrer Aquila avec des factures typiques d’associations.

3. Formez le trésorier

15 minutes suffisent pour être opérationnel.

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