Vous gérez plusieurs sociétés ? Une holding et des filiales ? Des activités distinctes ? Voici comment organiser la gestion de vos factures fournisseurs avec Aquila.

Les situations concernées

Cas 1 : Holding + filiales

Une société holding qui détient plusieurs sociétés opérationnelles.

Exemple :

  • Holding ABC
  • ABC Services (prestations)
  • ABC Commerce (boutique)

Cas 2 : Activités distinctes

Un entrepreneur avec plusieurs activités juridiquement séparées.

Exemple :

  • SARL Dupont Plomberie
  • SCI Dupont Immobilier
  • Auto-entreprise conseil

Cas 3 : Groupe familial

Plusieurs sociétés gérées par les mêmes personnes.

Exemple :

  • Restaurant familial (SARL)
  • Traiteur (EURL)
  • Salle de réception (SCI)

Les approches possibles

Option A : Une installation par société

Principe : Chaque société a sa propre installation Aquila sur un ordinateur (ou compte utilisateur) distinct.

Avantages :

  • Séparation totale des données
  • Chaque société a ses propres catégories, fournisseurs, exports
  • Conformité comptable parfaite

Inconvénients :

  • Plusieurs licences nécessaires
  • Pas de vue consolidée

Recommandé pour : Sociétés avec comptabilités totalement distinctes, pas de synergies opérationnelles.

Option B : Une installation avec catégories

Principe : Une seule installation Aquila, avec des catégories distinguant les sociétés.

Organisation :

Catégories :
├── [ABC Holding]
│   ├── Frais généraux
│   └── Honoraires
├── [ABC Services]
│   ├── Achats
│   └── Charges
├── [ABC Commerce]
│   ├── Stock
│   └── Charges

Avantages :

  • Une seule licence
  • Vue consolidée possible
  • Gestion centralisée

Inconvénients :

  • Nécessite de la rigueur (bien catégoriser)
  • Exports à filtrer par société

Recommandé pour : Sociétés gérées par la même personne, avec un seul comptable.

Option C : Approche hybride

Principe : Installation principale + installations secondaires selon les besoins.

Exemple :

  • Une installation pour les petites structures (holding, SCI)
  • Une installation dédiée pour l’activité principale (volume important)

Mise en place : Option B détaillée

Étape 1 : Créer la structure de catégories

Dans Paramètres > Catégories, créez une hiérarchie claire :

  1. Niveau 1 : Nom de la société (préfixe ou parent)
  2. Niveau 2 : Type de dépense

Exemple concret :

  • [Holding] - Honoraires
  • [Holding] - Banque
  • [Services] - Achats matériel
  • [Services] - Sous-traitance
  • [Commerce] - Stock marchandises
  • [Commerce] - Charges locaux

Étape 2 : Importer avec rigueur

À chaque import de facture :

  1. Identifiez quelle société est concernée
  2. Attribuez la catégorie correspondante
  3. Vérifiez avant validation

Étape 3 : Exporter par société

Pour l’export comptable :

  1. Allez dans Exports
  2. Filtrez par catégorie (société concernée)
  3. Exportez uniquement ces factures
  4. Répétez pour chaque société

Conseil : Nommer les fournisseurs

Certains fournisseurs facturent plusieurs de vos sociétés. Vous pouvez :

  • Laisser le même nom (Orange facture Holding et Services)
  • Ajouter un suffixe si nécessaire (Orange - Services)

La catégorie reste le meilleur moyen de distinguer.

Cas pratique : Holding avec 3 sociétés

Contexte

  • Holding Martin : 10 factures/mois (honoraires, banque)
  • Martin Services : 30 factures/mois (fournisseurs, charges)
  • Martin Immo (SCI) : 5 factures/mois (charges copro, travaux)

Total : 45 factures/mois → Une installation suffit.

Organisation choisie

Catégories :

  • [HOLD] Honoraires comptable
  • [HOLD] Frais bancaires
  • [HOLD] Divers
  • [SERV] Achats matériel
  • [SERV] Sous-traitance
  • [SERV] Télécom
  • [SERV] Déplacements
  • [IMMO] Charges copro
  • [IMMO] Travaux
  • [IMMO] Assurance

Workflow mensuel

  1. Import des factures au fil de l’eau (toutes sociétés)
  2. Catégorisation rigoureuse à la validation
  3. Export fin de mois :
    • Export [HOLD]* → Comptable holding
    • Export [SERV]* → Comptable services
    • Export [IMMO]* → Comptable SCI

Questions fréquentes

Faut-il plusieurs licences ?

Une licence = une installation = un ordinateur. Si vous utilisez une seule installation avec des catégories, une licence suffit. Si vous avez des installations séparées, il faut plusieurs licences.

Mon comptable peut-il gérer les exports séparés ?

Oui. Les exports sont des fichiers Excel/CSV standards. Vous pouvez envoyer un export par société.

Comment gérer les refacturations internes ?

Les factures internes (Holding facture Services) peuvent être importées et catégorisées normalement. Elles apparaîtront des deux côtés si nécessaire.

Et si une société a beaucoup plus de factures que les autres ?

Évaluez si une installation dédiée est justifiée. Au-delà de 100 factures/mois pour une société, une installation séparée peut améliorer l’organisation.

Puis-je avoir une vue consolidée ?

Avec l’option B (catégories), oui. Les statistiques globales montrent toutes les sociétés. Vous pouvez filtrer par catégorie pour avoir une vue par société.

Conseils pour bien gérer

1. Documentez votre organisation

Notez comment vous avez structuré les catégories. Utile si quelqu’un d’autre doit utiliser Aquila.

2. Soyez constant

Utilisez toujours les mêmes catégories. Ne créez pas de doublons ([HOLD] et [Holding]).

3. Vérifiez régulièrement

Avant l’export mensuel, vérifiez que les catégories sont correctes. Une facture mal catégorisée fausse les comptes.

4. Communiquez avec votre comptable

Expliquez-lui votre organisation. Il saura à quoi s’attendre dans les exports.

Conclusion

Gérer plusieurs sociétés avec Aquila est possible et efficace. L’approche par catégories convient à la plupart des situations. Pour des structures plus complexes, contactez-nous pour évaluer la meilleure organisation.

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