Combien de temps conserver ses factures fournisseurs en 2026 ?

“Je peux jeter mes factures de 2020 ?” C’est une question que tout dirigeant de TPE/PME se pose un jour. La réponse n’est pas si simple, et une erreur peut coûter cher en cas de contrôle fiscal. Voici tout ce qu’il faut savoir.

Les obligations légales : 10 ans minimum

La loi est claire : vous devez conserver vos factures fournisseurs pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Type de document	Durée de conservation	Base légale
Factures d’achat	10 ans	Code de commerce (art. L123-22)
Factures de vente	10 ans	Code de commerce (art. L123-22)
Pièces comptables	10 ans	Code général des impôts
Relevés bancaires	5 ans (10 ans recommandé)	Code monétaire

Exemple concret : une facture de décembre 2025 (exercice 2025) doit être conservée jusqu’au 31 décembre 2035.

Pourquoi 10 ans et pas moins ?

L’administration fiscale peut effectuer un contrôle sur les 6 derniers exercices en cas de fraude présumée. Le délai de 10 ans couvre :

• Le délai de reprise fiscale standard (3 ans)
• Le délai étendu en cas d’activités occultes (10 ans)
• Les éventuels litiges avec les fournisseurs

Attention : sans justificatif, vous perdez le droit à la déduction de TVA et la charge n’est plus déductible du résultat. Une facture manquante de 10 000€ HT peut vous coûter 4 500€ (2 000€ de TVA + 25% d’IS sur la charge).

Format papier ou numérique : les deux sont valables

Depuis 2017, la facture électronique a la même valeur légale que le papier. Mais attention aux conditions :

Conservation papier

• Original obligatoire (pas de photocopie)
• Stockage à l’abri de l’humidité et de la lumière
• Classement permettant un accès rapide

Conservation numérique

• Format non modifiable (PDF, PDF/A)
• Horodatage fiable
• Intégrité garantie (pas de modification possible)
• Accessible et lisible pendant toute la durée

Le piège : un scan de facture papier n’a pas de valeur probante si vous avez détruit l’original. Vous devez conserver les deux ou passer à la facturation 100% électronique dès la réception.

Les risques en cas de contrôle fiscal

Lors d’un contrôle, l’inspecteur demande systématiquement :

1. Les factures d’achat des 3 derniers exercices
2. Le détail de la TVA déductible
3. La justification des charges importantes

Sans facture, voici ce qui se passe :

Situation	Conséquence
Facture manquante	Rejet de la charge + TVA non déductible
Facture illisible	Même traitement que facture manquante
Facture non conforme	Amende de 15€ par facture
Défaut de présentation	Amende de 1 500€ à 50 000€

Comment organiser ses archives efficacement

La méthode classique (chronophage)

• Classeurs par année et par fournisseur
• Tableau Excel de suivi
• Sauvegarde manuelle des PDF

Temps estimé : 2 à 4 heures par mois pour une TPE avec 50 factures mensuelles.

La méthode automatisée

Un logiciel de gestion des factures fournisseurs comme Aquila :

• Importe automatiquement les factures depuis vos emails
• Classe par fournisseur, date et montant
• Stocke en format conforme (PDF original préservé)
• Permet une recherche instantanée

Stockage cloud vs stockage local : le choix de la souveraineté

Beaucoup de logiciels stockent vos factures sur des serveurs américains (AWS, Google Cloud). Problème : vos données comptables sont soumises au Cloud Act et peuvent être consultées par les autorités US.

Aquila fait le choix inverse : toutes vos données restent sur votre machine, dans votre base de données locale.

Critère	Cloud américain	Stockage local (Aquila)
Souveraineté	Données soumises au Cloud Act	Données 100% françaises
Confidentialité	Dépend du prestataire	Vous seul y avez accès
Disponibilité	Dépend de la connexion internet	Accès hors ligne
Conformité RGPD	Complexe (transfert hors UE)	Native
Pérennité	Si l’éditeur ferme, vos données…	Vos données restent chez vous

C’est vous qui contrôlez vos archives, pas un serveur à l’autre bout du monde.

Checklist : êtes-vous en conformité ?

Vérifiez ces points avant votre prochain contrôle :

• Toutes les factures des 10 dernières années sont accessibles
• Les factures numériques sont en format non modifiable (PDF)
• Vous pouvez retrouver une facture en moins de 2 minutes
• Les originaux papier sont conservés si vous avez scanné
• Vos données ne sont pas stockées hors de l’UE

Conclusion : anticipez plutôt que subir

La conservation des factures n’est pas optionnelle. Un archivage mal organisé transforme chaque contrôle fiscal en cauchemar et peut coûter des milliers d’euros en redressements.

Avec Aquila, vous automatisez l’archivage tout en gardant le contrôle total sur vos données :

• Import automatique depuis vos emails
• Classement intelligent par fournisseur et date
• Recherche instantanée par montant, référence ou nom
• Stockage local sur votre machine (pas de cloud)
• Conservation 10 ans garantie sans effort

Vos factures sont en sécurité, accessibles, et restent chez vous.