Vous le faites chaque semaine. Ouvrir les emails, télécharger les PDF, vérifier les montants, saisir les données, ranger les fichiers, relancer le fournisseur qui n’a pas envoyé sa facture. Ça prend combien de temps ? Probablement plus que vous ne le pensez.

Les chiffres qui font mal

IndicateurDonnée
Temps admin par semaine pour un dirigeant TPE/PME6 heures (soit 142 jours par an)
Temps moyen de traitement factures fournisseurs27 heures par mois
Coût de traitement d’une facture papier10 à 15 €
Coût de traitement d’une facture électronique1 à 3 €
PME utilisant un logiciel d’automatisation19 %

Six heures par semaine sur l’administratif. C’est presque un jour entier — un jour que vous ne passez pas à développer votre activité, à voir vos clients ou à travailler sur vos projets.

Source : Konica Minolta — Coût de traitement d’une facture fournisseur

Où passe le temps exactement ?

Décomposons le traitement d’une seule facture fournisseur en mode manuel :

ÉtapeTemps moyen
Réceptionner (email, courrier, portail)2 min
Ouvrir et vérifier le document3 min
Saisir les données (fournisseur, montant, TVA, date)5 min
Classer et archiver2 min
Rapprocher avec le bon de commande3 min
Valider et préparer le paiement3 min
Total par facture~18 min

Pour une TPE qui reçoit 30 factures par mois, c’est 9 heures de travail. Pour 50 factures, c’est 15 heures. Un mi-temps consacré à de la paperasse.

Et ce calcul ne tient pas compte des erreurs : une facture mal saisie, c’est du temps en plus pour la retrouver, la corriger, contacter le fournisseur.

Source : Billup — Les statistiques factures à connaître

Le coût caché des erreurs

Un collaborateur qui saisit manuellement des factures passe en moyenne 7 heures par semaine à chercher, saisir ou traiter des informations issues de documents papier ou PDF. Et dans ce flux, les erreurs sont inévitables :

  • Doublons de paiement : la même facture saisie deux fois = paiement en double. Les entreprises perdent entre 0,01 % et 0,1 % de leur volume d’achat en erreurs de comptabilité fournisseurs.
  • TVA mal récupérée : un taux mal saisi et c’est de la TVA déductible perdue ou une déclaration fausse.
  • Retards de paiement : une facture qui traîne dans une boîte mail = un fournisseur mécontent et des pénalités.

Source : Freedz — Traitement des factures fournisseurs

L’automatisation divise le temps par 5

Voici ce que donne le même process avec un logiciel d’extraction automatique :

ÉtapeTemps avec automatisation
Réceptionner (import email automatique)0 min
Extraction des données (IA)10 sec
Vérification rapide (données pré-remplies)1 min
Classement (automatique)0 min
Validation30 sec
Total par facture~2 min

De 18 minutes à 2 minutes par facture. Pour 30 factures par mois, vous passez de 9 heures à 1 heure. Huit heures récupérées chaque mois.

Ce que vous pourriez faire avec ces heures

8 heures par mois, c’est :

  • 2 rendez-vous clients supplémentaires
  • 1 journée de formation ou de veille
  • Du temps pour la stratégie au lieu de la saisie
  • Ou simplement rentrer chez vous plus tôt un vendredi

Comment Aquila vous rend ces heures

Aquila est conçu pour éliminer le travail manuel sur vos factures fournisseurs.

Import automatique : configurez votre boîte mail et Aquila récupère les factures en pièce jointe automatiquement. Plus besoin de télécharger, renommer, déplacer.

Extraction IA : le montant HT, la TVA, le fournisseur, la date, le numéro de facture — tout est extrait en quelques secondes. Vous vérifiez et validez. C’est tout.

Zéro doublon : Aquila détecte les factures en double et vous alerte. Plus de paiement accidentel en double.

Export en un clic : votre expert-comptable reçoit un fichier propre, structuré, sans que vous passiez une heure à rassembler les pièces.

10 à 15 € par facture papier. 1 à 3 € en automatisé. Faites le calcul sur un an.

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Sources