Comment bien préparer son bilan comptable annuel

La clôture comptable approche et vous ne savez pas par où commencer ? Voici une méthodologie complète pour préparer sereinement votre bilan annuel et faciliter le travail de votre expert-comptable.

Le calendrier de la clôture

Les étapes clés

Période	Tâches
M-2 à M-1	Préparation, collecte des documents
M (clôture)	Inventaire, dernières écritures
M+1 à M+2	Révision, ajustements
M+3	Finalisation, dépôt

M = mois de clôture de l’exercice

Les échéances légales

Obligation	Délai
Clôture des comptes	Date de fin d’exercice
Approbation des comptes (AG)	6 mois après clôture
Dépôt au greffe	1 mois après AG
Liasse fiscale	2ème jour ouvré après le 1er mai (ou 3 mois après clôture si différente)

Source : Service Public - Clôture des comptes

Phase 1 : La collecte des documents

Documents à rassembler

Comptabilité

• Grand livre de l’exercice
• Balance générale
• Journaux auxiliaires (achats, ventes, banque, OD)
• États de rapprochement bancaire

Achats

• Toutes les factures fournisseurs
• Factures non parvenues (FNP) identifiées
• Avoirs reçus

Ventes

• Toutes les factures clients
• Avoirs émis
• État des créances clients

Banque

• Relevés bancaires de l’année
• Relevés de décembre (solde au 31/12)
• Relevés de prêts

Social

• Bulletins de paie de l’année
• Déclarations sociales (URSSAF, retraite)
• Attestations de congés payés

Fiscal

• Déclarations de TVA de l’année
• Avis d’imposition (CFE, CVAE)
• Acomptes IS versés

Juridique

• Contrats signés dans l’année
• PV d’AG de l’année précédente
• Statuts à jour

Phase 2 : Les travaux préparatoires

Lettrage des comptes

Objectif : S’assurer que chaque facture est associée à son paiement.

Compte	Action
Clients (411)	Lettrer factures et règlements
Fournisseurs (401)	Lettrer factures et règlements
Personnel (421)	Lettrer salaires et virements

Anomalies à traiter :

• Écritures non lettrées anciennes (> 6 mois)
• Soldes anormaux
• Écarts de lettrage

Rapprochement bancaire

Objectif : Le solde comptable = le solde bancaire.

Process :

1. Pointer chaque mouvement bancaire
2. Identifier les écarts
3. Expliquer les différences (chèques non encaissés, virements en cours…)
4. Corriger les erreurs

État de rapprochement au 31/12 :

• Solde comptable : X €
• • Chèques émis non encaissés : Y €
• • Virements reçus non comptabilisés : Z €
• = Solde bancaire : X + Y - Z = relevé ✓

Analyse des comptes de tiers

Clients à vérifier :

• Soldes créditeurs anormaux (trop-perçus ?)
• Créances anciennes (provisions pour dépréciation ?)
• Balances âgées (risque d’impayé ?)

Fournisseurs à vérifier :

• Soldes débiteurs anormaux (avoirs attendus ?)
• Dettes anciennes (factures payées deux fois ?)

Phase 3 : L’inventaire

Inventaire des stocks

Obligatoire pour les entreprises qui ont des stocks.

Méthode :

1. Comptage physique au 31/12 (ou date proche)
2. Valorisation (CUMP, FIFO, dernier prix d’achat)
3. Identification des stocks obsolètes ou dépréciés

Documents :

• Liste des articles avec quantités
• Méthode de valorisation
• PV d’inventaire signé

Inventaire des immobilisations

Vérifications :

• Existence physique des biens
• État des biens (dépréciation éventuelle)
• Sorties non comptabilisées

Tableau des immobilisations :

• Valeur brute
• Amortissements cumulés
• Valeur nette comptable

Justification des comptes de trésorerie

Caisse :

• Comptage physique
• Rapprochement avec le solde comptable
• Écart toléré : 0 €

Banques :

• États de rapprochement
• Justification des écarts

Phase 4 : Les écritures de clôture

Factures non parvenues (FNP)

Principe : Comptabiliser les charges de l’exercice même si la facture n’est pas encore reçue.

Exemple : Prestation réalisée en décembre, facture reçue en janvier.

Compte	Débit	Crédit
6X (charge)	1 000
4081 (FNP)		1 000

Charges constatées d’avance (CCA)

Principe : Exclure les charges payées mais concernant l’exercice suivant.

Exemple : Assurance annuelle payée en septembre (4 mois concernent N+1).

Compte	Débit	Crédit
486 (CCA)	400
6X (charge)		400

Produits constatés d’avance (PCA)

Principe : Exclure les produits encaissés mais concernant l’exercice suivant.

Exemple : Abonnement annuel facturé en novembre (10 mois concernent N+1).

Compte	Débit	Crédit
7X (produit)	1 000
487 (PCA)		1 000

Provisions

Provisions pour risques :

• Litiges en cours
• Garanties données
• Restructuration

Provisions pour dépréciation :

• Créances douteuses
• Stocks obsolètes
• Immobilisations dépréciées

Amortissements

Calculer et comptabiliser les dotations aux amortissements de l’exercice :

• Amortissements linéaires
• Amortissements dégressifs (si applicable)
• Durées conformes aux usages

Phase 5 : La révision

Revue analytique

Comparer avec l’exercice précédent :

• CA : évolution cohérente ?
• Marge brute : stable ?
• Charges : variations expliquées ?

Identifier les anomalies :

• Variations > 10% à expliquer
• Ratios anormaux
• Comptes à soldes inhabituels

Justification des soldes

Chaque compte doit être justifié :

Type de compte	Justification
Banque	Relevé + rapprochement
Clients	Balance âgée + lettrages
Fournisseurs	Balance âgée + lettrages
Stocks	Inventaire physique
Immobilisations	Tableau des immos
Emprunts	Tableau d’amortissement
Capital	Statuts + PV

Contrôles de cohérence

TVA :

• TVA collectée ≈ CA × taux moyen
• TVA déductible cohérente avec les achats
• Solde 4457 = déclaration CA3/CA12

Charges sociales :

• Cohérence charges sociales vs masse salariale
• Rapprochement avec les déclarations

IS :

• Calcul de l’IS à payer
• Vérification des acomptes versés

Phase 6 : Transmission à l’expert-comptable

Le dossier de révision

Préparez un dossier complet :

Fichier 1 : Balance et grand livre

• Balance générale au 31/12
• Grand livre de l’exercice

Fichier 2 : Justificatifs

• États de rapprochement bancaire
• Inventaire des stocks
• Tableau des immobilisations
• Balance âgée clients/fournisseurs

Fichier 3 : Documents de synthèse

• Note sur les écritures passées
• Points en suspens
• Questions pour l’expert-comptable

Les questions à anticiper

Votre expert-comptable vous demandera probablement :

• Justification des gros mouvements
• Évolution du CA et des charges
• Nouveaux contrats significatifs
• Litiges en cours
• Perspectives pour N+1

Checklist finale

Avant la clôture

• Tous les justificatifs sont collectés
• Les comptes sont lettrés
• Les rapprochements bancaires sont faits
• L’inventaire physique est réalisé

Écritures de clôture

• FNP comptabilisées
• CCA et PCA passées
• Provisions dotées ou reprises
• Amortissements calculés

Vérifications finales

• Balance équilibrée
• Comptes de trésorerie justifiés
• TVA cohérente
• Charges sociales réconciliées

Transmission

• Dossier complet envoyé
• Points en suspens listés
• Disponible pour répondre aux questions

Comment Aquila facilite la clôture

Aquila vous fait gagner du temps sur la préparation :

Factures fournisseurs

• Toutes les factures de l’année centralisées
• Export par période
• Identification des FNP potentielles

Rapprochement bancaire

• Association factures/paiements
• Détection des écarts
• État des factures non réglées

Archivage

• Justificatifs classés et accessibles
• Recherche instantanée
• Export pour l’expert-comptable

Reporting

• TVA par période
• Dépenses par catégorie
• Suivi des échéances

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Sources officielles

• Service Public - Clôture des comptes
• Service Public - Approbation des comptes
• BOFiP - Règles de comptabilisation
• PCG - Plan Comptable Général