Une erreur comptable peut coûter très cher : pénalités fiscales, TVA perdue, trésorerie mal gérée… Voici les 10 erreurs les plus fréquentes et comment les éviter.

Erreur 1 : Ne pas séparer les comptes pro et perso

Le problème

Utiliser son compte personnel pour l’activité professionnelle :

  • Confusion dans les flux
  • Difficultés de suivi
  • Risque en cas de contrôle
  • Crédibilité entamée

Le coût

  • Temps perdu à trier les opérations
  • Risque de rejet de charges par l’administration
  • Amendes potentielles (selon statut)

La solution

Ouvrir un compte dédié dès le premier jour d’activité. Pas nécessairement un compte “pro” coûteux : un simple compte courant séparé suffit.

Règle : Toute recette pro sur le compte pro, toute dépense pro depuis le compte pro.

Erreur 2 : Oublier des factures d’achat

Le problème

Des factures restent dans les emails, sur le bureau, dans un tiroir… et ne sont jamais comptabilisées.

Conséquences :

  • Charges non déduites = impôt trop élevé
  • TVA non récupérée = argent perdu
  • Trésorerie mal suivie

Le coût

Pour une facture de 1 000€ HT avec 20% de TVA :

  • TVA perdue : 200€
  • Économie d’impôt perdue (IS 25%) : 250€
  • Total : 450€ perdus par facture oubliée

La solution

Centraliser toutes les factures dans un seul endroit, dès réception :

  • Connecter Aquila à vos emails (récupération automatique)
  • Scanner immédiatement les factures papier
  • Vérifier mensuellement que rien n’est passé à travers

Erreur 3 : Mal gérer la TVA

Le problème

Erreurs fréquentes sur la TVA :

  • Mauvais taux appliqué
  • TVA déduite sur des dépenses exclues (véhicules, hôtels…)
  • Déclaration sur la mauvaise période
  • Crédit de TVA non réclamé

Le coût

  • Redressement + pénalités de 10% minimum
  • TVA récupérable perdue
  • Crédit dormant = trésorerie bloquée

La solution

  • Former toute personne qui saisit des factures
  • Vérifier systématiquement le taux avant validation
  • Connaître les exclusions (véhicules tourisme, carburant, hôtels…)
  • Réclamer les crédits de TVA rapidement

Erreur 4 : Négliger les provisions

Le problème

Ne pas provisionner pour :

  • La TVA à reverser
  • L’impôt sur les sociétés
  • Les cotisations sociales
  • Les congés payés

Résultat : Quand l’échéance arrive, la trésorerie n’est pas là.

Le coût

  • Découvert bancaire (agios)
  • Retard de paiement (pénalités 10%+)
  • Stress et tension de trésorerie

La solution

Provisionner régulièrement :

Provision% à mettre de côté
TVA15-20% du CA HT
IS15-25% du résultat estimé
Cotisations (TNS)30-40% de la rémunération
Cotisations (salarié)45-50% du brut

Erreur 5 : Facturer en retard

Le problème

Terminer une mission… et attendre 2 semaines pour facturer.

Conséquences :

  • Décalage de trésorerie
  • Risque d’oubli
  • Perception peu professionnelle

Le coût

Si vous facturez en moyenne 15 jours en retard avec un délai de paiement de 30 jours :

  • Vous êtes payé à J+45 au lieu de J+30
  • Sur 100 000€ de CA annuel = 12 000€ de trésorerie en moins en permanence

La solution

Facturer immédiatement :

  • Le jour de la livraison pour les biens
  • Le jour de la fin de prestation pour les services
  • À chaque jalon pour les projets longs

Erreur 6 : Ne pas relancer les impayés

Le problème

Un client ne paie pas à l’échéance. Vous attendez. Il ne paie toujours pas. Vous attendez encore…

Statistique : Une facture non relancée à J+30 a 50% de chances de devenir un impayé définitif.

Le coût

  • Perte sèche si impayé définitif
  • Trésorerie bloquée pendant des mois
  • Temps passé à courir après le paiement

La solution

Relancer systématiquement :

ÉtapeTimingAction
RappelJ-5Email de rappel
Relance 1J+1Email ferme
Relance 2J+7Appel téléphonique
Relance 3J+15Courrier recommandé
Mise en demeureJ+30LRAR

Erreur 7 : Mélanger charges et immobilisations

Le problème

Passer en charges un achat qui devrait être immobilisé (ordinateur à 2 000€, mobilier…).

Ou l’inverse : immobiliser des petits achats.

Le coût

  • Résultat faussé
  • Risque de redressement
  • Avantage fiscal reporté ou perdu

La solution

Règle générale :

  • Achat < 500€ HT : charge directe
  • Achat > 500€ HT, utilisé plus d’1 an : immobilisation

Exceptions : Certains biens sont toujours immobilisés (véhicules, brevets…).

Erreur 8 : Jeter les justificatifs

Le problème

“J’ai la facture en PDF, je peux jeter le papier.” “Ce reçu de 15€ n’est pas important.”

En cas de contrôle : L’administration peut rejeter TOUTE charge non justifiée.

Le coût

  • Charges rejetées = impôt supplémentaire
  • TVA rejetée = récupération perdue
  • Pénalités pour défaut de justificatifs

La solution

Tout garder pendant 10 ans :

  • Numériser les originaux papier
  • Archiver les factures électroniques
  • Organiser par date et type
  • Sauvegarder régulièrement

Erreur 9 : Ignorer le rapprochement bancaire

Le problème

Ne jamais vérifier que les écritures comptables correspondent aux mouvements bancaires.

Risques :

  • Factures payées deux fois
  • Paiements non comptabilisés
  • Erreurs de montant non détectées
  • Fraude non repérée

Le coût

Variable, mais potentiellement très élevé :

  • Double paiement = perte directe
  • Fraude non détectée = pertes importantes

La solution

Rapprocher mensuellement :

  1. Pointer chaque ligne du relevé bancaire
  2. Vérifier que chaque mouvement correspond à une écriture
  3. Identifier les écarts
  4. Résoudre les anomalies

Aquila facilite ce processus avec le rapprochement automatique.

Erreur 10 : Ne pas anticiper

Le problème

Gérer “au fil de l’eau” sans vision sur :

  • La trésorerie future
  • Les grosses échéances
  • L’évolution du CA

Résultat : Les problèmes arrivent par surprise.

Le coût

  • Mauvaises décisions par manque de visibilité
  • Opportunités manquées
  • Stress permanent

La solution

Construire un tableau de bord avec :

  • Trésorerie prévisionnelle sur 3 mois
  • Échéances à venir (TVA, IS, cotisations, loyers…)
  • Suivi du CA vs objectifs
  • Indicateurs clés (DSO, marge, BFR…)

Récapitulatif : checklist anti-erreurs

Quotidien

  • Encaisser les paiements sur le compte pro
  • Scanner/archiver les justificatifs reçus

Hebdomadaire

  • Vérifier les factures entrantes
  • Facturer les prestations terminées
  • Relancer les factures échues

Mensuel

  • Rapprocher la banque
  • Vérifier la TVA
  • Mettre à jour le prévisionnel
  • Provisionner pour les échéances

Trimestriel/Annuel

  • Vérifier les immobilisations vs charges
  • Contrôler les provisions
  • Audit des justificatifs
  • Point avec l’expert-comptable

Comment Aquila vous protège

Aquila automatise les tâches à risque :

Centralisation des factures

  • Import automatique depuis les emails
  • Aucune facture oubliée
  • Archivage systématique

Extraction fiable

  • TVA détectée automatiquement
  • Montants vérifiés
  • Dates d’échéance suivies

Alertes proactives

  • Rappel avant les échéances
  • Détection des factures en retard
  • Suivi de la trésorerie

Rapprochement bancaire

  • Association automatique factures/paiements
  • Détection des anomalies
  • Vision claire des en-cours

En savoir plus

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