Les notes de frais sont un casse-tête pour beaucoup d’entreprises : justificatifs perdus, plafonds méconnus, TVA non récupérée… Voici un guide complet pour maîtriser le sujet.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition

Une note de frais est le remboursement par l’employeur des dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

Les 3 conditions de remboursement

Condition	Description
Caractère professionnel	La dépense doit être liée à l’activité
Intérêt de l’entreprise	La dépense doit bénéficier à l’entreprise
Justificatifs	Pièces justificatives obligatoires

Sans ces 3 conditions, le remboursement peut être requalifié en avantage en nature (cotisations sociales + impôt).

Source : URSSAF - Frais professionnels

Les types de frais remboursables

Frais de déplacement

Type	Remboursement
Transports en commun	Frais réels sur justificatifs
Indemnités kilométriques	Barème fiscal ou entreprise
Péages et parking	Frais réels
Location de véhicule	Frais réels

Frais de repas

Situation	Plafond URSSAF 2026
Repas au restaurant (déplacement)	20,70 €
Repas hors des locaux (contraint)	10,30 €
Repas sur le lieu de travail	7,30 €

Au-delà de ces plafonds : La différence est considérée comme avantage en nature.

Frais d’hébergement

Type	Conditions
Hôtel	Déplacement professionnel > 50 km
Petit-déjeuner	Inclus ou séparé

Plafonds : Pas de plafond URSSAF, mais montants “raisonnables” attendus.

Autres frais

Fournitures de bureau
Documentation professionnelle
Télécommunications (téléphone, internet pro)
Équipement de travail
Formation professionnelle

Les barèmes kilométriques

Barème fiscal 2026

Puissance fiscale	Jusqu’à 5 000 km	5 001 à 20 000 km	Au-delà
3 CV et moins	d × 0,529	(d × 0,316) + 1065	d × 0,370
4 CV	d × 0,606	(d × 0,340) + 1330	d × 0,407
5 CV	d × 0,636	(d × 0,357) + 1395	d × 0,427
6 CV	d × 0,665	(d × 0,374) + 1457	d × 0,447
7 CV et plus	d × 0,697	(d × 0,394) + 1515	d × 0,470

d = distance parcourue en km

Ce que couvre le barème :

Carburant
Assurance
Entretien et réparations
Dépréciation du véhicule
Pneus

Ce qui s’ajoute :

Péages
Parking
Intérêts d’emprunt (pour achat du véhicule)

Source : Service Public - Barème kilométrique

Vélos et deux-roues

Véhicule	Indemnité
Vélo	0,25 €/km (plafond 200€/an)
Cyclomoteur (< 50cc)	Barème spécifique
Moto (> 50cc)	Barème spécifique

Les justificatifs obligatoires

Règles générales

Type de dépense	Justificatif requis
Restaurant	Facture avec détail
Transport	Titre de transport ou facture
Hôtel	Facture détaillée
Carburant	Ticket ou facture
Péage	Ticket ou relevé télépéage
Achat divers	Facture au nom de l’entreprise

Mentions obligatoires sur les justificatifs

Pour être recevable, un justificatif doit comporter :

Date de la dépense
Nature de la prestation
Montant TTC (et HT + TVA si applicable)
Nom du fournisseur

Cas du ticket de caisse

Le ticket de caisse n’est pas une facture. Il ne permet pas de récupérer la TVA.

Solution : Demander systématiquement une facture pour les montants significatifs.

Conservation des justificatifs

Document	Durée de conservation
Notes de frais + justificatifs	5 ans
Pour la TVA	6 ans
Recommandation	10 ans

La TVA sur les notes de frais

TVA récupérable

Dépense	TVA déductible ?
Restaurant	Oui (si facture)
Transport en commun	Non (exonéré)
Taxi/VTC	Oui
Essence (véhicule perso)	Non
Hôtel	Non
Parking	Oui
Péage	Oui

Conditions de récupération

Facture au nom de l’entreprise (pas du salarié)
Mentions TVA présentes (taux et montant)
Dépense non exclue (cf. article TVA récupérable)

Erreur fréquente

Le salarié paie au restaurant et obtient un ticket au nom du restaurant. La TVA n’est pas récupérable.

Solution : Demander une facture au nom de l’entreprise avec le n° de TVA.

Digitalisation des notes de frais

Le cadre légal

Depuis 2017, les justificatifs peuvent être conservés sous forme numérique uniquement, sous conditions :

Conditions de validité :

Reproduction à l’identique (scan ou photo fidèle)
Horodatage fiable
Conservation intègre (non modifiable)
Lisibilité dans le temps

Source : Article A102 B-2 du LPF

Avantages de la digitalisation

Aspect	Papier	Digital
Risque de perte	Élevé	Nul
Temps de traitement	Long	Court
Recherche	Difficile	Instantanée
Archivage	Volumineux	Compact
Conformité contrôle	Risquée	Assurée

Processus de gestion des notes de frais

Processus manuel (à éviter)

Salarié dépense → Garde les tickets → Remplit un formulaire
→ Agrafe les justificatifs → Soumet au manager → Validation
→ Transmission comptabilité → Saisie → Remboursement

Durée moyenne : 20 minutes par note de frais + risque d’erreur.

Processus optimisé

Salarié dépense → Photographie immédiatement → App IA
→ Extraction automatique → Validation manager (1 clic)
→ Intégration comptabilité → Remboursement

Durée moyenne : 2 minutes par note de frais.

Les contrôles URSSAF

Ce que vérifie l’URSSAF

Caractère professionnel des dépenses
Respect des plafonds
Présence des justificatifs
Cohérence des remboursements

Risques en cas de non-conformité

Infraction	Conséquence
Absence de justificatif	Requalification en avantage en nature
Dépassement de plafond	Cotisations sur l’excédent
Dépense personnelle	Cotisations + rappel d’impôt
Fraude caractérisée	Pénalités + sanctions pénales

Comment se protéger

Politique de frais claire : Document écrit, communiqué aux salariés
Plafonds internes : Inférieurs ou égaux aux plafonds URSSAF
Justificatifs systématiques : Pas d’exception
Archivage rigoureux : 5 ans minimum
Contrôles réguliers : Vérification des notes avant remboursement

Bonnes pratiques

Pour l’entreprise

Rédiger une politique de frais :
- Types de frais remboursables
- Plafonds par catégorie
- Processus de validation
- Délais de soumission
Mettre en place un workflow :
- Soumission par le salarié
- Validation par le manager
- Vérification par la comptabilité
- Remboursement
Former les équipes :
- Règles applicables
- Justificatifs requis
- Outils à utiliser

Pour les salariés

Photographier immédiatement : Ne pas attendre la fin du mois
Demander des factures : Pas de simples tickets
Noter le motif : Client, projet, mission
Soumettre rapidement : Ne pas accumuler

Cas particuliers

Télétravail

Depuis le COVID, des règles spécifiques :

Frais	Modalités
Allocation forfaitaire	2,60 €/jour ou 57,20 €/mois (plafond exonéré URSSAF 2026)
Frais réels	Sur justificatifs

Vérifiez les plafonds en vigueur sur urssaf.fr.

Dirigeants

Les dirigeants sont soumis aux mêmes règles que les salariés. Attention particulière de l’URSSAF sur ce point.

Stagiaires

Remboursement des frais de transport domicile-travail (50% minimum) et frais de mission.

Comment Aquila simplifie la gestion

Aquila facilite le traitement des notes de frais côté comptabilité :

Import des justificatifs

Scan ou photo
Extraction automatique des données
Classification par nature de dépense

Vérification TVA

Détection du taux et montant
Alerte sur TVA non récupérable
Ventilation automatique

Archivage conforme

Conservation numérique
Intégrité garantie
Recherche instantanée

Export comptable

Écriture prête à intégrer
Ventilation par compte
Rapprochement avec les remboursements