La gestion des factures fournisseurs est souvent reléguée au second plan dans les TPE. Pourtant, les erreurs dans ce domaine ont un impact direct sur votre trésorerie et peuvent coûter plusieurs milliers d’euros par an. Voici les 5 erreurs les plus courantes et comment les éviter.

1. La saisie manuelle systématique

Le problème : Ressaisir chaque facture à la main prend en moyenne 3 à 5 minutes par document. Pour une entreprise qui traite 50 factures par mois, cela représente 4 heures de travail mensuel rien que pour la saisie.

Le coût caché : À 50€/heure (coût employeur), c’est 200€/mois soit 2 400€/an en pure perte de productivité.

La solution : L’extraction automatique par IA permet de traiter une facture en moins de 10 secondes avec un taux de précision supérieur à 99%. Aquila détecte automatiquement le fournisseur, les montants HT/TTC, la TVA et les dates d’échéance.

2. Les échéances oubliées

Le problème : Sans système de suivi centralisé, les dates d’échéance passent à la trappe. Résultat : des pénalités de retard, des relations fournisseurs dégradées, voire des coupures de service.

Le coût caché : Les pénalités de retard légales sont de 40€ fixes + intérêts (minimum légal : 3 fois le taux d’intérêt légal, soit environ 7-8% en 2026 - consultez banque-france.fr pour le taux actuel). Sur 10 factures en retard par an, comptez 400€ minimum de pénalités évitables.

La solution : Un tableau de bord avec alertes automatiques. Aquila affiche les factures par échéance et envoie des notifications avant la date limite.

3. La TVA mal déclarée

Le problème : Erreur de taux, oubli de TVA déductible, confusion entre régime sur les débits et encaissements… Les erreurs de TVA sont fréquentes et coûteuses.

Le coût caché : Une erreur de déclaration TVA peut entraîner des majorations de 10% à 40% selon le cas, plus les intérêts de retard.

La solution : Calcul automatique de la TVA avec ventilation par taux (20%, 10%, 5.5%, 2.1%). Aquila génère un récapitulatif de TVA déductible prêt pour votre déclaration.

4. Les doublons de paiement

Le problème : Payer deux fois la même facture arrive plus souvent qu’on ne le croit, surtout quand le fournisseur relance et qu’on ne retrouve pas la trace du premier paiement.

Le coût caché : Un doublon de 500€ nécessite des démarches de remboursement chronophages. Sans réconciliation bancaire, certains doublons passent inaperçus pendant des mois.

La solution : La réconciliation bancaire automatique. Aquila compare chaque transaction bancaire avec vos factures et détecte automatiquement les correspondances. Impossible de payer deux fois la même facture.

5. L’archivage anarchique

Le problème : Factures éparpillées entre emails, dossiers physiques, et différents logiciels. Retrouver un document lors d’un contrôle fiscal devient un cauchemar.

Le coût caché : Temps de recherche, stress lors des audits, et risque de ne pas pouvoir justifier une dépense (= perte de la déduction fiscale).

La solution : Centralisation automatique. Aquila stocke toutes vos factures avec leurs pièces jointes, classées par fournisseur, date et statut. Recherche instantanée par montant, référence ou nom.

Conclusion : automatisez pour économiser

Ces 5 erreurs représentent facilement 5 000 à 10 000€ de coûts cachés par an pour une TPE. L’automatisation n’est plus un luxe, c’est une nécessité économique.

Avec Aquila, vous éliminez ces erreurs dès le premier mois :

  • Import automatique des factures depuis vos emails
  • Extraction IA des données (0 saisie manuelle)
  • Alertes d’échéance
  • Calcul TVA automatique
  • Réconciliation bancaire intelligente
  • Archivage centralisé et sécurisé

Le ROI est immédiat : 110€/mois d’abonnement vs plusieurs milliers d’euros d’économies annuelles.

Sources