Facturation Électronique 2026 : Ce Qui Change pour les TPE et PME

La facturation électronique n’est plus un projet lointain. En septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Pour les TPE et PME, l’obligation d’émission suivra en septembre 2027. Cette réforme structurelle transforme en profondeur la manière dont les entreprises échangent leurs documents commerciaux. Fini les PDF envoyés par email sans structure normée : place au format Factur-X, aux plateformes de dématérialisation partenaires et à une traçabilité complète des flux de facturation. Ce guide vous explique concrètement ce qui change, ce que vous devez faire et comment vous y préparer sans stress.

Le calendrier de la facturation électronique en 2026

Qui est concerné et quand

La réforme concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, quelle que soit leur taille. Cela inclut les auto-entrepreneurs dès lors qu’ils sont redevables de la TVA, les TPE, les PME, les ETI et les grandes entreprises. Les transactions visées sont les opérations B2B domestiques, c’est-à-dire entre professionnels sur le territoire français.

Les transactions B2C (ventes aux particuliers), les opérations internationales et certains secteurs spécifiques (santé, banque, assurance) bénéficient pour l’instant de régimes particuliers ou d’exclusions.

Les grandes dates à retenir

Date	Obligation	Entreprises concernées
1er septembre 2026	Réception de factures électroniques	Toutes les entreprises
1er septembre 2026	Émission de factures électroniques	Grandes entreprises et ETI
1er septembre 2027	Émission de factures électroniques	PME et micro-entreprises

Dès le 1er septembre 2026, même si votre TPE n’a pas encore l’obligation d’émettre des factures électroniques, elle devra impérativement pouvoir en recevoir et les traiter. Cela signifie que vous devez disposer d’un outil capable de lire et d’exploiter le format Factur-X avant cette échéance.

Un amendement voté en mars 2025 propose de repousser l’obligation d’émission pour les micro-entreprises au 1er septembre 2028. L’état actuel de cette mesure est à vérifier sur le site de la DGFiP, mais il est fortement déconseillé d’attendre un éventuel report pour se préparer.

Qu’est-ce que Factur-X exactement ?

Le format hybride PDF+XML

Factur-X est le format de facturation électronique retenu par la France et l’Allemagne (sous le nom ZUGFeRD outre-Rhin). Son principe est simple mais puissant : chaque facture se compose de deux couches superposées dans un même fichier.

La première couche est un PDF classique, lisible par n’importe quel humain. Vous y retrouvez la mise en page habituelle de votre facture : logo, coordonnées, lignes de détail, montants, mentions légales. Rien ne change visuellement.

La seconde couche est un fichier XML intégré au PDF. Ce fichier contient les mêmes informations, mais dans un format structuré que les logiciels peuvent lire automatiquement et sans erreur. Le numéro de facture, la date, le montant HT, la TVA, le SIREN du fournisseur et du client : tout est codifié selon une norme précise.

L’avantage de cette approche hybride est considérable. Les humains continuent de lire un PDF normal. Les logiciels de comptabilité et de gestion extraient les données du XML sans aucune ressaisie manuelle, sans OCR approximatif et sans risque d’erreur de transcription.

Les niveaux de profils Factur-X

Factur-X propose plusieurs niveaux de détail dans les données XML embarquées, appelés profils. Chaque profil correspond à un degré de richesse de l’information structurée.

Profil	Description	Usage typique
Minimum	Données essentielles (numéro, date, montant total)	Archivage et identification basique
Basic WL	Informations de base sans lignes de détail	Factures simples
Basic	Informations de base avec lignes de détail	Usage courant pour les TPE/PME
EN 16931	Conformité complète à la norme européenne	Exigence réglementaire française
Extended	Données enrichies (transport, conditions commerciales)	Grandes entreprises, EDI complexe

Pour satisfaire l’obligation légale française, le profil EN 16931 (aussi appelé profil Comfort) est le minimum requis. Il garantit la conformité avec la directive européenne 2014/55/UE et avec les exigences de la DGFiP.

Les profils Minimum et Basic WL ne suffisent pas à eux seuls pour l’obligation réglementaire d’émission. En revanche, ils peuvent être acceptés en réception selon les cas. Assurez-vous que votre solution de facturation génère au minimum le profil EN 16931 pour être en règle.

Les obligations concrètes pour votre entreprise

Émission et réception

L’obligation se décompose en deux volets distincts.

En réception (dès septembre 2026 pour tous) : votre entreprise doit pouvoir recevoir une facture au format Factur-X, la lire, en extraire les données et l’intégrer dans votre circuit comptable. Si un fournisseur vous envoie une facture électronique via une plateforme agréée, vous devez être équipé pour la récupérer et la traiter.

En émission (septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, septembre 2027 pour les TPE/PME) : vous devrez produire vos factures au format Factur-X et les transmettre via une plateforme de dématérialisation agréée. Les factures devront inclure de nouvelles mentions obligatoires :

• Le numéro SIREN de votre client
• La catégorie d’opération (livraison de biens, prestation de services, opération mixte)
• L’adresse de livraison si elle diffère de l’adresse de facturation
• La mention de l’option de paiement de la TVA sur les débits le cas échéant

Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)

Les factures électroniques ne circulent plus en direct entre fournisseur et client. Elles transitent obligatoirement par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), immatriculées par l’administration fiscale.

Le rôle d’une PDP est multiple :

• Acheminer les factures entre l’émetteur et le destinataire
• Vérifier la conformité du format et des données
• Transmettre les données de facturation et de paiement à l’administration fiscale (e-reporting)
• Garantir l’authenticité et l’intégrité des factures

La liste officielle des PDP immatriculées est publiée sur le site de la DGFiP. Au moment de choisir votre PDP, vérifiez qu’elle est bien immatriculée, qu’elle prend en charge votre logiciel de facturation et qu’elle propose un tarif adapté aux volumes d’une TPE/PME.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le projet initial prévoyait un Portail Public de Facturation (PPF) gratuit, opéré par l’État. En novembre 2024, l’administration a annoncé l’abandon de ce portail en tant que plateforme d’échange. Le PPF se recentre sur son rôle d’annuaire centralisé : il permettra d’identifier sur quelle PDP chaque entreprise est inscrite et de concentrer les données de e-reporting transmises par les PDP.

Concrètement, cela signifie que vous ne pourrez pas compter sur un outil gratuit de l’État pour émettre ou recevoir vos factures. Vous devrez obligatoirement passer par une PDP privée ou par un logiciel connecté à une PDP. C’est un point essentiel à anticiper dans votre budget.

Comment se préparer dès maintenant

Audit de vos processus actuels

Avant de choisir un outil ou une plateforme, faites le point sur vos pratiques actuelles.

Côté émission, posez-vous les questions suivantes :

• Comment créez-vous vos factures aujourd’hui ? (Word, Excel, logiciel de facturation)
• Vos factures contiennent-elles déjà toutes les mentions obligatoires, y compris les nouvelles (SIREN client, catégorie d’opération) ?
• Combien de factures émettez-vous par mois ?
• À combien de clients distincts ?

Côté réception, évaluez votre circuit actuel :

• Comment recevez-vous les factures de vos fournisseurs ? (email, courrier, portail)
• Comment les saisissez-vous dans votre comptabilité ? (manuellement, OCR, import automatique)
• Quel est votre taux d’erreur actuel sur la saisie des factures fournisseurs ?
• Combien de temps passez-vous chaque mois à traiter les factures entrantes ?

Cet audit vous donnera une vision claire de l’écart entre vos pratiques actuelles et les exigences de la réforme. Il vous permettra aussi de quantifier les gains potentiels de la dématérialisation : moins de saisie, moins d’erreurs, moins de temps perdu.

Choix des outils

Le choix de votre solution de facturation électronique dépend de votre situation.

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, vérifiez auprès de l’éditeur :

• Le logiciel génère-t-il des factures au format Factur-X (profil EN 16931 minimum) ?
• Est-il connecté ou connectable à une PDP immatriculée ?
• Les mises à jour nécessaires sont-elles incluses dans votre abonnement ?
• L’import de factures Factur-X entrantes est-il pris en charge ?

Si vous facturez encore avec Word ou Excel, la transition est plus importante mais c’est aussi l’occasion de moderniser vos pratiques. Optez pour un logiciel qui intègre nativement le format Factur-X et qui se connecte à une PDP. Privilégiez une solution pensée pour les TPE/PME, simple à prendre en main et adaptée à vos volumes.

Critères de choix essentiels :

• Prise en charge native de Factur-X en émission et en réception
• Connexion à une ou plusieurs PDP immatriculées
• Extraction automatique des données des factures entrantes
• Export comptable compatible avec votre logiciel ou celui de votre expert-comptable
• Stockage sécurisé des factures conformément aux durées légales de conservation
• Support technique réactif en français

Formation des équipes

La dimension humaine est souvent sous-estimée dans ce type de réforme. Vos collaborateurs qui gèrent les factures au quotidien doivent comprendre ce qui change et être formés aux nouveaux outils.

Prévoyez des sessions courtes et pratiques :

• Présentation de la réforme : pourquoi, quand, quoi (1 heure suffit)
• Prise en main de l’outil : émission d’une facture Factur-X, réception et traitement d’une facture entrante (2 à 3 heures)
• Gestion des cas particuliers : avoirs, factures en devises, acomptes (1 heure)
• Période de test : prévoyez 2 à 3 mois de fonctionnement en parallèle avant la date butoir

N’attendez pas août 2026 pour former vos équipes. Plus la transition est progressive, plus elle sera fluide.

Comment Aquila vous accompagne dans cette transition

Aquila prend en charge Factur-X nativement

Aquila a été conçu pour anticiper cette réforme. Le logiciel prend en charge le format Factur-X de manière native, aussi bien en réception qu’en émission.

En réception, lorsqu’une facture Factur-X arrive dans Aquila (par email, par glisser-déposer ou depuis une PDP), les données structurées du XML sont extraites automatiquement et instantanément. Le numéro de facture, la date, les montants, la TVA, les coordonnées du fournisseur : tout est lu sans erreur possible, car les données proviennent directement du fichier XML normé. C’est un bond qualitatif par rapport à l’OCR classique sur PDF.

Pour les factures PDF classiques que vous continuerez de recevoir pendant la période de transition, Aquila conserve son moteur d’extraction par intelligence artificielle, déjà éprouvé.

En émission, Aquila génère des factures conformes au profil EN 16931, intégrant toutes les mentions obligatoires exigées par la réforme. Vous produisez votre facture comme d’habitude et Aquila se charge d’intégrer la couche XML conforme.

Pour en savoir plus sur les capacités d’Aquila face à la réforme, consultez notre article dédié : Réforme Factur-X 2026 : Aquila est prêt, et vous ?

Intégration avec les flux existants

Aquila ne vous oblige pas à tout changer du jour au lendemain. Le logiciel s’intègre dans vos flux existants :

• Import par email : configurez une adresse dédiée et Aquila récupère automatiquement les factures en pièce jointe
• Glisser-déposer : importez manuellement les fichiers depuis votre ordinateur
• Connexion PDP : Aquila se connecte aux plateformes de dématérialisation partenaires pour récupérer et envoyer vos factures automatiquement
• Export comptable : les données extraites sont exportables dans les formats standards (FEC, CSV) pour votre expert-comptable

L’objectif est clair : vous continuez de travailler comme avant, mais avec un format de facture conforme à la loi et des données plus fiables.

Aquila fonctionne en local sur votre poste, ce qui signifie que vos données restent chez vous. Pas de stockage cloud imposé, pas de dépendance à un serveur distant. C’est un avantage majeur pour les entreprises soucieuses de la souveraineté de leurs données.

Découvrez l’ensemble des fonctionnalités d’Aquila sur notre page dédiée : Fonctionnalités

Et pour approfondir le sujet de la dématérialisation, consultez notre guide complet : Dématérialisation des factures 2026-2027 : ce qui change pour les TPE/PME

Conclusion

La facturation électronique obligatoire n’est pas simplement une contrainte réglementaire de plus. C’est une opportunité de moderniser la gestion de votre entreprise, de réduire les erreurs de saisie, d’accélérer le traitement des factures et de gagner en visibilité sur votre trésorerie.

Les échéances sont claires : septembre 2026 pour la réception, septembre 2027 pour l’émission. Le format Factur-X est défini. Les PDP se mettent en place. Il ne reste plus qu’à vous équiper.

Ne faites pas l’erreur d’attendre le dernier moment. Les entreprises qui s’y prennent tôt bénéficient d’une transition en douceur, d’un temps de test suffisant et d’une montée en compétences progressive de leurs équipes.

Aquila est prêt à vous accompagner dans cette transition, avec une solution pensée pour les TPE et PME, simple à utiliser, conforme à la réforme et respectueuse de vos données. La facturation électronique 2026 n’a pas à être un casse-tête : avec les bons outils, c’est avant tout une simplification.