Combien de temps conserver vos factures ? Sous quel format ? Le papier est-il encore obligatoire ? Avec la dématérialisation croissante, ces questions deviennent cruciales. Voici les règles à connaître.

Durées légales de conservation

Le cadre réglementaire

Plusieurs textes encadrent la conservation des documents comptables :

SourceDuréeDocuments concernés
Code de commerce (L123-22)10 ansDocuments comptables
Code général des impôts (L102 B LPF)6 ansPièces justificatives fiscales
URSSAF5 ansDocuments sociaux

En pratique : Conservez vos factures 10 ans pour couvrir toutes les obligations.

Tableau récapitulatif

DocumentDurée minimaleBase légale
Factures émises10 ansCode de commerce
Factures reçues10 ansCode de commerce
Bons de commande10 ansCode de commerce
Bons de livraison10 ansCode de commerce
Relevés bancaires10 ansRecommandation
Déclarations TVA6 ansCGI
Liasses fiscales6 ansCGI
Bulletins de paie5 ansCode du travail
Contrats commerciaux5 ans après finCode civil

Source : Service Public - Conservation des documents

Point de départ du délai

Le délai court à partir de :

  • Factures : Date d’émission
  • Contrats : Date de fin du contrat
  • Déclarations fiscales : Date limite de dépôt
  • Exercice comptable : Clôture de l’exercice

Formats de conservation acceptés

Le papier reste valable

Les originaux papier restent une preuve parfaite devant les tribunaux et l’administration.

Avantages :

  • Force probante maximale
  • Pas de prérequis technique

Inconvénients :

  • Volume de stockage
  • Risque de détérioration
  • Recherche difficile
  • Coût d’archivage

La numérisation à valeur probante

Depuis 2017, la numérisation peut remplacer l’original papier sous conditions strictes.

Conditions de l’article A102 B-2 du LPF :

  1. Reproduction fidèle : Image identique à l’original
  2. Intégrité : Document non modifiable
  3. Horodatage : Date certaine de numérisation
  4. Accessibilité : Lisible pendant toute la durée de conservation
  5. Traçabilité : Historique des accès

La facture électronique native

Une facture créée et transmise électroniquement n’a jamais existé en papier. Elle doit être conservée sous forme électronique.

Formats acceptés :

  • PDF
  • Factur-X (PDF + XML)
  • EDI
  • XML structuré

Attention : Un PDF envoyé par email est une facture électronique, pas une version numérique d’un original papier.

Source : BOFiP - Conservation des factures

L’archivage électronique

Niveaux de fiabilité

NiveauDescriptionUsage
SimpleStockage sur disque durNon conforme
SécuriséSauvegarde + accès contrôléUsage interne
ProbantNorme NF Z42-013Valeur légale

La norme NF Z42-013

Cette norme française définit les exigences pour un archivage à valeur probante :

Exigences techniques :

  • Intégrité : Hash cryptographique (SHA-256)
  • Pérennité : Formats ouverts, migration planifiée
  • Traçabilité : Journal des opérations
  • Restitution : Accès garanti pendant 10+ ans

Exigences organisationnelles :

  • Politique d’archivage documentée
  • Responsable identifié
  • Procédures de contrôle

Certification NF 461

Les systèmes d’archivage peuvent être certifiés NF 461 par l’AFNOR :

  • Audit initial
  • Contrôles annuels
  • Garantie de conformité

Source : AFNOR - NF Z42-013

Solutions d’archivage

Solution 1 : Archivage papier

Process :

  1. Classement chronologique
  2. Stockage dans des classeurs
  3. Local d’archivage sécurisé
  4. Inventaire régulier

Coût estimé : 5-15€ par mètre linéaire par an

Solution 2 : Coffre-fort numérique (SAE)

Un Système d’Archivage Électronique certifié :

Fonctionnalités :

  • Dépôt sécurisé des documents
  • Horodatage certifié
  • Scellement cryptographique
  • Conservation garantie

Prestataires : Cecurity, Docaposte, Arkhineo…

Coût estimé : 50-200€/mois selon volume

Solution 3 : Archivage local sécurisé

Stockage sur votre infrastructure avec mesures de sécurité :

Prérequis :

  • Chiffrement des données
  • Sauvegardes multiples
  • Contrôle d’accès
  • Procédure documentée

Avantage : Contrôle total, pas de dépendance

Solution 4 : Approche hybride

Combiner les approches selon la criticité :

DocumentSolution
Factures courantesArchivage local sécurisé
Factures importantesCoffre-fort numérique
Contrats majeursPapier + copie numérique

Contrôle fiscal et archivage

Ce que vérifie l’administration

En cas de contrôle, l’administration peut exiger :

  1. Les documents originaux (papier ou électroniques)
  2. La preuve de l’intégrité (si numérisation)
  3. L’accessibilité (format lisible)
  4. La complétude (pas de document manquant)

Le FEC (Fichier des Écritures Comptables)

En cas de contrôle, vous devez fournir un FEC :

  • Format standardisé (18 colonnes)
  • Toutes les écritures de l’exercice
  • Génération obligatoire par votre logiciel comptable

Pénalité en cas d’absence : 5 000€ minimum

Défaut de conservation

SituationConséquence
Facture manquanteRejet de la charge déductible
TVA non justifiéeRejet de la déduction
Absence de comptabilitéTaxation d’office

Bonnes pratiques

1. Définir une politique d’archivage

Document écrit précisant :

  • Quels documents archiver
  • Sous quel format
  • Pendant combien de temps
  • Où et comment
  • Qui est responsable

2. Organiser le classement

Structure recommandée :

/Archives
  /2026
    /Factures_Fournisseurs
      /Janvier
      /Février
      ...
    /Factures_Clients
    /Banque
    /Déclarations

3. Nommer les fichiers de manière cohérente

Convention recommandée :

AAAA-MM-JJ_Type_Fournisseur_Montant_NumFacture.pdf

Exemple : 2026-01-15_FAC_EDF_450EUR_FA2026001.pdf

4. Sauvegarder régulièrement

Règle 3-2-1 :

  • 3 copies des données
  • 2 supports différents
  • 1 copie hors site

5. Tester les restaurations

Une sauvegarde non testée ne vaut rien. Vérifiez régulièrement que vous pouvez restaurer vos archives.

6. Prévoir la migration

Les formats et supports évoluent. Planifiez :

  • Migration des formats (ex: vers PDF/A)
  • Renouvellement des supports (disques, serveurs)
  • Vérification d’intégrité périodique

Comment Aquila gère l’archivage

Aquila intègre les bonnes pratiques d’archivage :

Conservation locale

  • Documents stockés sur votre disque
  • Pas de dépendance à un service tiers
  • Accessibilité garantie

Intégrité des documents

  • Fichiers stockés en lecture seule
  • Hash de vérification
  • Historique des modifications

Organisation automatique

  • Classement par date et fournisseur
  • Nommage standardisé
  • Recherche instantanée

Export et sauvegarde

  • Export des documents à tout moment
  • Formats standards (PDF, Excel)
  • Facilité de sauvegarde externe

Conformité

  • Conservation des originaux numériques
  • Métadonnées préservées
  • Prêt pour le contrôle fiscal

Sources officielles