Les notes de frais sont un casse-tête pour beaucoup d’entreprises : justificatifs perdus, plafonds méconnus, TVA non récupérée… C’est d’ailleurs l’une des erreurs que nous détaillons dans notre article sur les 5 erreurs de gestion de factures. Voici un guide complet pour maîtriser le sujet.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition

Une note de frais est le remboursement par l’employeur des dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle.

Les 3 conditions de remboursement

Condition Description
Caractère professionnel La dépense doit être liée à l’activité
Intérêt de l’entreprise La dépense doit bénéficier à l’entreprise
Justificatifs Pièces justificatives obligatoires

Sans ces 3 conditions, le remboursement peut être requalifié en avantage en nature (cotisations sociales + impôt). Ces règles font partie des obligations comptables des TPE/PME à ne pas négliger.

Source : URSSAF - Frais professionnels

Les types de frais remboursables

Frais de déplacement

Type Remboursement
Transports en commun Frais réels sur justificatifs
Indemnités kilométriques Barème fiscal ou entreprise
Péages et parking Frais réels
Location de véhicule Frais réels

Frais de repas

Situation Plafond URSSAF 2026
Repas au restaurant (déplacement) 20,70 €
Repas hors des locaux (contraint) 10,30 €
Repas sur le lieu de travail 7,30 €

Au-delà de ces plafonds : La différence est considérée comme avantage en nature.

Frais d’hébergement

Type Conditions
Hôtel Déplacement professionnel > 50 km
Petit-déjeuner Inclus ou séparé

Plafonds : Pas de plafond URSSAF, mais montants “raisonnables” attendus.

Autres frais

  • Fournitures de bureau
  • Documentation professionnelle
  • Télécommunications (téléphone, internet pro)
  • Équipement de travail
  • Formation professionnelle

Les barèmes kilométriques

Barème fiscal 2026

Puissance fiscale Jusqu’à 5 000 km 5 001 à 20 000 km Au-delà
3 CV et moins d × 0,529 (d × 0,316) + 1065 d × 0,370
4 CV d × 0,606 (d × 0,340) + 1330 d × 0,407
5 CV d × 0,636 (d × 0,357) + 1395 d × 0,427
6 CV d × 0,665 (d × 0,374) + 1457 d × 0,447
7 CV et plus d × 0,697 (d × 0,394) + 1515 d × 0,470

d = distance parcourue en km

Ce que couvre le barème :

  • Carburant
  • Assurance
  • Entretien et réparations
  • Dépréciation du véhicule
  • Pneus

Ce qui s’ajoute :

  • Péages
  • Parking
  • Intérêts d’emprunt (pour achat du véhicule)

Source : Service Public - Barème kilométrique

Vélos et deux-roues

Véhicule Indemnité
Vélo 0,25 €/km (plafond 200€/an)
Cyclomoteur (< 50cc) Barème spécifique
Moto (> 50cc) Barème spécifique

Les justificatifs obligatoires

Règles générales

Type de dépense Justificatif requis
Restaurant Facture avec détail
Transport Titre de transport ou facture
Hôtel Facture détaillée
Carburant Ticket ou facture
Péage Ticket ou relevé télépéage
Achat divers Facture au nom de l’entreprise

Mentions obligatoires sur les justificatifs

Pour être recevable, un justificatif doit comporter :

  • Date de la dépense
  • Nature de la prestation
  • Montant TTC (et HT + TVA si applicable)
  • Nom du fournisseur

Cas du ticket de caisse

Le ticket de caisse n’est pas une facture. Il ne permet pas de récupérer la TVA.

Solution : Demander systématiquement une facture pour les montants significatifs.

Conservation des justificatifs

Document Durée de conservation
Notes de frais + justificatifs 5 ans
Pour la TVA 6 ans
Recommandation 10 ans

La TVA sur les notes de frais

TVA récupérable

Dépense TVA déductible ?
Restaurant Oui (si facture)
Transport en commun Non (exonéré)
Taxi/VTC Oui
Essence (véhicule perso) Non
Hôtel Non
Parking Oui
Péage Oui

Conditions de récupération

  1. Facture au nom de l’entreprise (pas du salarié)
  2. Mentions TVA présentes (taux et montant)
  3. Dépense non exclue (consultez notre guide complet sur la TVA récupérable pour la liste des exclusions)

Erreur fréquente

Le salarié paie au restaurant et obtient un ticket au nom du restaurant. La TVA n’est pas récupérable.

Solution : Demander une facture au nom de l’entreprise avec le n° de TVA.

Digitalisation des notes de frais

Le cadre légal

Depuis 2017, les justificatifs peuvent être conservés sous forme numérique uniquement, sous conditions :

Conditions de validité :

  • Reproduction à l’identique (scan ou photo fidèle)
  • Horodatage fiable
  • Conservation intègre (non modifiable)
  • Lisibilité dans le temps

Source : Article A102 B-2 du LPF

Avantages de la digitalisation

Aspect Papier Digital
Risque de perte Élevé Nul
Temps de traitement Long Court
Recherche Difficile Instantanée
Archivage Volumineux Compact
Conformité contrôle Risquée Assurée

Processus de gestion des notes de frais

Processus manuel (à éviter)

Salarié dépense → Garde les tickets → Remplit un formulaire
→ Agrafe les justificatifs → Soumet au manager → Validation
→ Transmission comptabilité → Saisie → Remboursement

Durée moyenne : 20 minutes par note de frais + risque d’erreur.

Processus optimisé

Salarié dépense → Photographie immédiatement → App IA
→ Extraction automatique → Validation manager (1 clic)
→ Intégration comptabilité → Remboursement

Durée moyenne : 2 minutes par note de frais.

Les contrôles URSSAF

Ce que vérifie l’URSSAF

  • Caractère professionnel des dépenses
  • Respect des plafonds
  • Présence des justificatifs
  • Cohérence des remboursements

Risques en cas de non-conformité

Infraction Conséquence
Absence de justificatif Requalification en avantage en nature
Dépassement de plafond Cotisations sur l’excédent
Dépense personnelle Cotisations + rappel d’impôt
Fraude caractérisée Pénalités + sanctions pénales

Comment se protéger

  1. Politique de frais claire : Document écrit, communiqué aux salariés
  2. Plafonds internes : Inférieurs ou égaux aux plafonds URSSAF
  3. Justificatifs systématiques : Pas d’exception
  4. Archivage rigoureux : 5 ans minimum
  5. Contrôles réguliers : Vérification des notes avant remboursement

Bonnes pratiques

Pour l’entreprise

  1. Rédiger une politique de frais :

    • Types de frais remboursables
    • Plafonds par catégorie
    • Processus de validation
    • Délais de soumission

  2. Mettre en place un workflow :

    • Soumission par le salarié
    • Validation par le manager
    • Vérification par la comptabilité
    • Remboursement

  3. Former les équipes :

    • Règles applicables
    • Justificatifs requis
    • Outils à utiliser

Pour les salariés

  1. Photographier immédiatement : Ne pas attendre la fin du mois
  2. Demander des factures : Pas de simples tickets
  3. Noter le motif : Client, projet, mission
  4. Soumettre rapidement : Ne pas accumuler

Cas particuliers

Télétravail

Depuis le COVID, des règles spécifiques :

Frais Modalités
Allocation forfaitaire 2,60 €/jour ou 57,20 €/mois (plafond exonéré URSSAF 2026)
Frais réels Sur justificatifs

Vérifiez les plafonds en vigueur sur urssaf.fr.

Dirigeants

Les dirigeants sont soumis aux mêmes règles que les salariés. Attention particulière de l’URSSAF sur ce point.

Stagiaires

Remboursement des frais de transport domicile-travail (50% minimum) et frais de mission.

Comment Aquila simplifie la gestion

Aquila facilite le traitement des notes de frais côté comptabilité :

Import des justificatifs

  • Scan ou photo
  • Extraction automatique des données
  • Classification par nature de dépense

Vérification TVA

  • Détection du taux et montant
  • Alerte sur TVA non récupérable
  • Ventilation automatique

Archivage conforme

  • Conservation numérique
  • Intégrité garantie
  • Recherche instantanée

Export comptable

  • Écriture prête à intégrer
  • Ventilation par compte
  • Rapprochement avec les remboursements

Sources officielles