Vous venez de choisir Aquila pour gérer vos factures fournisseurs. Voici comment être opérationnel en 15 minutes.

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

Un ordinateur (Windows 10/11 ou macOS 11+)
Votre licence Aquila (reçue par email)
15 minutes de tranquillité

Ce que vous allez accomplir

À la fin de ce guide, vous saurez :

Installer Aquila
Importer votre première facture
Connecter votre boîte email (optionnel)
Exporter vos données

Étape 1 : Installation (5 minutes)

Téléchargement

Rendez-vous sur votre espace client
Téléchargez la version correspondant à votre système (Windows ou Mac)
Le fichier fait environ 150 Mo

Installation Windows

Double-cliquez sur le fichier téléchargé
Acceptez l’installation
Suivez les étapes (Suivant, Suivant, Installer)
Aquila se lance automatiquement

Installation macOS

Ouvrez le fichier .dmg téléchargé
Glissez Aquila dans le dossier Applications
Ouvrez Aquila depuis le Launchpad
Si macOS demande confirmation, cliquez sur “Ouvrir”

Activation

Au premier lancement, entrez votre clé de licence
Créez votre mot de passe Aquila (gardez-le précieusement)
C’est prêt !

Étape 2 : Découverte de l’interface (2 minutes)

L’écran principal

┌─────────────────────────────────────────────────┐
│  [Logo]  Aquila            [Profil] [Paramètres]│
├──────────┬──────────────────────────────────────┤
│          │                                      │
│ Tableau  │     TABLEAU DE BORD                  │
│ de bord  │                                      │
│          │  Factures à traiter : 0              │
│ Factures │  Échéances cette semaine : 0         │
│          │  Total du mois : 0 €                 │
│ Fournis- │                                      │
│ seurs    │  [+ Importer une facture]            │
│          │                                      │
│ Exports  │                                      │
│          │                                      │
│ Paramè-  │                                      │
│ tres     │                                      │
│          │                                      │
└──────────┴──────────────────────────────────────┘

Les sections principales

Section	À quoi ça sert
Tableau de bord	Vue d’ensemble, alertes, actions rapides
Factures	Liste de toutes vos factures, filtres, recherche
Fournisseurs	Historique par fournisseur
Exports	Générer des exports pour votre comptable
Paramètres	Configuration, connexions email, catégories

Étape 3 : Importer votre première facture (3 minutes)

Méthode 1 : Glisser-déposer

Ouvrez un dossier contenant une facture PDF
Glissez le fichier sur la fenêtre Aquila
Aquila analyse la facture (quelques secondes)
Les données extraites s’affichent

Méthode 2 : Bouton d’import

Cliquez sur + Importer une facture
Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur
Aquila traite la facture

Vérification et validation

Une fois la facture analysée :

Vérifiez les informations extraites :
- Fournisseur correct ?
- Montants corrects ?
- Date correcte ?
Corrigez si nécessaire (cliquez sur un champ pour le modifier)
Validez en cliquant sur le bouton vert

Félicitations ! Votre première facture est enregistrée.

Étape 4 : Configurer vos catégories (2 minutes)

Pourquoi c’est utile

Les catégories vous permettent de :

Classer vos dépenses (fournitures, télécom, déplacements…)
Analyser vos achats
Faciliter l’export comptable

Accéder aux catégories

Allez dans Paramètres > Catégories
Des catégories par défaut sont déjà présentes

Personnaliser

Vous pouvez :

Renommer une catégorie (clic sur le nom)
Ajouter une catégorie (bouton +)
Supprimer une catégorie inutile

Catégories suggérées

Catégorie	Exemples
Fournitures bureau	Papier, stylos, cartouches
Informatique	Logiciels, matériel
Télécom	Téléphone, internet
Déplacements	Transport, carburant
Assurances	RC Pro, locaux
Honoraires	Expert-comptable, avocat
Énergie	Électricité, gaz

Étape 5 : Connecter votre email (optionnel, 3 minutes)

Pourquoi le faire

Si vous recevez des factures par email, Aquila peut les récupérer automatiquement. Vous n’aurez plus à les télécharger manuellement.

Comment faire

Allez dans Paramètres > Connexions email
Cliquez sur Ajouter un compte
Choisissez votre fournisseur (Outlook, Gmail, Yahoo, Orange)
Suivez les instructions de connexion

Ce qui se passe ensuite

Aquila vérifie périodiquement votre boîte
Les factures détectées apparaissent dans “À traiter”
Vous validez comme d’habitude

Étape 6 : Votre premier export (2 minutes)

Générer un export

Allez dans Exports
Sélectionnez la période (ex: mois en cours)
Choisissez le format (Excel recommandé)
Cochez “Inclure les justificatifs”
Cliquez sur Exporter

Résultat

Vous obtenez un fichier ZIP contenant :

Un fichier Excel avec toutes les factures
Un dossier avec les PDF originaux

Prêt à envoyer à votre comptable !

Récapitulatif : votre workflow quotidien

Chaque jour (2 minutes)

Ouvrez Aquila
Consultez les nouvelles factures (importées automatiquement ou à importer)
Validez en quelques clics

Chaque mois (5 minutes)

Vérifiez que toutes les factures sont traitées
Générez l’export du mois
Envoyez à votre comptable

Astuces pour bien démarrer

Astuce 1 : Importez vos factures en retard

Vous avez des factures des mois précédents ? Importez-les toutes d’un coup :

Sélectionnez plusieurs fichiers
Glissez-les ensemble sur Aquila
Traitez-les en lot

Astuce 2 : Apprenez les raccourcis

Action	Raccourci
Nouvelle facture	Ctrl+N (Cmd+N sur Mac)
Valider	Entrée
Rechercher	Ctrl+F (Cmd+F)

Astuce 3 : Utilisez la recherche

Besoin de retrouver une facture ?

Tapez le nom du fournisseur
Ou une partie du montant
Ou la date approximative

La recherche est instantanée.

Astuce 4 : Faites des sauvegardes

Vos données sont précieuses. Configurez une sauvegarde régulière :

Paramètres > Sauvegarde
Choisissez un emplacement (disque externe idéalement)
Activez la sauvegarde automatique

Besoin d’aide ?

Documentation

Une aide intégrée est disponible dans Aquila : cliquez sur ? en haut à droite.

Support

Email : support@aquila-app.com
Réponse sous 24h ouvrées
En français

Vous êtes prêt !

Aquila est configuré. À vous de jouer. En quelques jours, vous aurez pris vos marques et vous vous demanderez comment vous faisiez avant.

Voir toutes les fonctionnalités →

Contacter le support →