La facture proforma est un drôle d’objet. Elle ressemble à une facture, elle s’appelle facture, mais elle n’en est pas une. Pas de valeur comptable, pas de valeur fiscale, pas d’obligation de paiement. Alors à quoi sert-elle ? Et surtout, quand faut-il l’utiliser ?

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

C’est un document commercial informatif qui présente une estimation détaillée du coût d’une transaction avant qu’elle ne soit conclue. Elle donne au client (ou à un tiers) une vue précise de ce que coûtera la prestation ou la livraison.

Le mot « proforma » vient du latin : « pour la forme ». C’est exactement ça — un document qui a la forme d’une facture sans en avoir la substance juridique.

Source : Pennylane — Facture proforma : définition, mentions et exemple

À quoi sert-elle ?

1. Commerce international

C’est son terrain de prédilection. La proforma est utilisée pour :

  • Les formalités douanières : déclaration d’importation ou d’exportation
  • Les demandes de lettres de crédit auprès des banques
  • L’évaluation des droits de douane par les autorités du pays importateur

2. Demande de financement

Un client qui a besoin d’un accord de financement (crédit, leasing) avant de passer commande peut présenter la proforma à sa banque comme justificatif du montant.

3. Estimation avant commande

Pour des transactions complexes ou de gros montants, la proforma permet au client d’avoir une vision précise des coûts avant de s’engager.

4. Appels d’offres

Certains marchés publics ou privés demandent une proforma comme pièce de candidature.

Proforma, devis, facture : les différences

Critère Proforma Devis Facture
Valeur comptable Non Non Oui
Valeur fiscale Non Non Oui
Oblige au paiement Non Non (sauf signé) Oui
Modifiable Oui Oui (tant que non signé) Non
Usage principal International, financement Engagement commercial Comptabilité, fiscalité
TVA déductible Non Non Oui

La proforma et le devis sont proches dans leur fonction (estimation), mais le devis a une dimension contractuelle quand il est signé. La proforma n’engage jamais.

Source : Sage — Facture proforma : définition et usages

Les mentions à inclure

Même si la proforma n’a pas de valeur légale, elle doit être claire et complète pour remplir son rôle :

Mention Détail
« Facture proforma » Mention visible, en gros, pour éviter toute confusion
Date d’émission
Identité du vendeur Nom, adresse, SIRET
Identité du client Nom, adresse
Désignation des biens/services Description détaillée
Quantités et prix unitaires
Montant total HT et TTC si applicable
Conditions de livraison Incoterms pour l’international
Durée de validité Importante pour bloquer les prix
Conditions de paiement Indicatives

Modèle de facture proforma

Voici à quoi ressemble une facture proforma complète, ici pour une vente à l’export. Vous pouvez reprendre cette trame telle quelle et l’adapter à votre transaction :

VOTRE ENTREPRISE SARL                    FACTURE PROFORMA
15 rue du Commerce, 75002 Paris          N° PRO-2026-0007
SIRET : 123 456 789 00012                Date : 12/06/2026
TVA : FR 12 123456789                    Validité : 30 jours

Client : IMPORT GLOBAL LTD
22 Trade Street, Londres, Royaume-Uni

Désignation                Qté    Prix unit. HT    Total HT
───────────────────────────────────────────────────────────
Machine-outil XR-200        2      4 500,00 €       9 000,00 €
Pièces de rechange (lot)    1        850,00 €         850,00 €
───────────────────────────────────────────────────────────
                                     Total HT :     9 850,00 €
                                     TVA (0 %, export) : 0,00 €
                                     Total :        9 850,00 €

Incoterm : FOB Le Havre (Incoterms 2020)
Devise : EUR
Paiement : 30 % à la commande, solde avant expédition
Document non comptable, ne vaut pas facture définitive.

Deux détails qui font la différence : la mention « Facture proforma » doit sauter aux yeux (jamais juste « Facture »), et la ligne « document non comptable » protège les deux parties en rappelant que rien n’est encore dû.

Comment créer une facture proforma en 5 étapes

  1. Reprenez les éléments convenus lors de l’échange commercial : produits ou services, quantités, prix négociés.
  2. Ajoutez la mention « Facture proforma » bien visible en haut du document, pour lever toute ambiguïté.
  3. Renseignez les identités complètes du vendeur (nom, adresse, SIRET) et du client, ainsi qu’une date d’émission.
  4. Détaillez les lignes et les montants HT et TTC. À l’international, précisez la devise et l’Incoterm retenu.
  5. Fixez une durée de validité (souvent 30 jours) et les conditions de paiement indicatives.

En cinq minutes, vous obtenez un document propre que votre client peut présenter à sa banque ou aux douanes.

Faut-il numéroter une facture proforma ?

Pas au sens légal : la proforma n’étant pas une pièce comptable, elle n’entre pas dans la numérotation chronologique obligatoire des factures. Rien ne vous oblige donc à lui attribuer un numéro de votre série officielle.

En pratique, numérotez-la quand même, mais dans une série distincte (par exemple PRO-2026-001). Vous la retrouvez facilement et vous ne cassez pas la séquence de vos vraies factures. Le jour où la vente se concrétise, c’est la facture définitive qui reçoit, elle, un numéro de la série officielle et continue.

Les Incoterms : bien cadrer une proforma à l’international

À l’export, la proforma sert de base aux douanes et à la banque du client. Elle doit donc préciser qui paie le transport, l’assurance et les droits de douane. C’est le rôle de l’Incoterm.

Les Incoterms (International Commercial Terms), publiés par la Chambre de commerce internationale et révisés en 2020, répartissent les responsabilités entre vendeur et acheteur. Quatre repères courants :

Incoterm Qui prend en charge quoi
EXW (Ex Works) L’acheteur assume tout dès la sortie d’usine du vendeur
FOB (Free On Board) Le vendeur livre à bord du navire, l’acheteur paie le fret maritime
CIF (Cost, Insurance, Freight) Le vendeur paie transport et assurance jusqu’au port de destination
DDP (Delivered Duty Paid) Le vendeur livre dédouané, droits et taxes inclus

Indiquer le bon Incoterm évite les litiges sur le coût final et permet aux autorités douanières de calculer les droits applicables. Sans cette précision, une proforma à l’international perd une grande partie de son utilité.

Ce que la proforma ne peut PAS faire

Remplacer une facture. Vous ne pouvez pas comptabiliser une proforma ni la présenter comme pièce justificative lors d’un contrôle fiscal.

Permettre la déduction de TVA. La TVA mentionnée sur une proforma n’est pas déductible. Seule la facture définitive le permet : pour aller plus loin, consultez notre guide complet de la TVA récupérable.

Servir de preuve de transaction. La proforma n’atteste pas qu’une vente a eu lieu. Elle ne peut pas être utilisée dans un litige pour prouver une créance.

Le bon process

  1. Le client vous demande une estimation → vous émettez une proforma
  2. Le client valide → vous signez éventuellement un devis ou un bon de commande
  3. Vous réalisez la prestation ou livrez les marchandises
  4. Vous émettez la facture définitive (seul document comptable et fiscal)

Comment Aquila traite les proformas

Si un fournisseur vous envoie une proforma avant la facture définitive, Aquila sait faire la différence.

Identification automatique : Aquila détecte la mention « proforma » et ne la comptabilise pas comme une facture fournisseur à payer. Pas de risque de doublon quand la vraie facture arrive ensuite.

Archivage : la proforma est conservée dans votre historique fournisseur pour référence, mais elle n’apparaît pas dans vos totaux de charges.

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Sources