Modèles de relance de paiement

Relancer un client pour un impayé est délicat : trop mou, vous n’êtes pas pris au sérieux ; trop agressif, vous perdez le client. Voici 3 modèles progressifs qui ont fait leurs preuves.

Quand relancer ?

Étape	Délai	Ton
Relance 1	J+7 après échéance	Amical, rappel
Relance 2	J+15 après échéance	Ferme, factuel
Relance 3	J+21 après échéance	Formel, mise en demeure

Relance 1 : Le rappel amical

Objectif : Rappeler poliment, sans accuser. Le client a peut-être simplement oublié.

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Objet : Rappel - Facture [NUMERO] en attente de règlement

Bonjour [PRENOM],

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de la facture n° [NUMERO] d’un montant de [MONTANT] € TTC, arrivée à échéance le [DATE].

Il s’agit peut-être d’un simple oubli. Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement dans les meilleurs délais.

Pour votre commodité, voici nos coordonnées bancaires :

• IBAN : [IBAN]
• BIC : [BIC]
• Référence à indiquer : [NUMERO DE FACTURE]

Si le paiement a déjà été effectué, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce message et vous remercions de nous en informer.

Restant à votre disposition pour toute question,

Cordialement,

[VOTRE NOM] [VOTRE ENTREPRISE] [TELEPHONE]

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Relance 2 : La relance ferme

Objectif : Montrer que vous suivez le dossier et que vous attendez une action rapide.

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Objet : Second rappel - Facture [NUMERO] impayée depuis [X] jours

Bonjour,

Malgré notre précédent rappel du [DATE RELANCE 1], la facture n° [NUMERO] d’un montant de [MONTANT] € TTC reste impayée à ce jour.

Cette facture était exigible le [DATE ECHEANCE], soit il y a maintenant [X] jours.

Nous vous prions de régulariser cette situation sous 48 heures en effectuant le virement sur le compte suivant :

• IBAN : [IBAN]
• Référence : [NUMERO DE FACTURE]

Conformément à la loi, nous vous rappelons que tout retard de paiement entraîne de plein droit :

• Des pénalités de retard au taux de [X]%
• Une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement

Si vous rencontrez des difficultés de trésorerie, nous vous invitons à nous contacter rapidement afin de trouver une solution amiable.

Dans l’attente de votre règlement,

Cordialement,

[VOTRE NOM] [VOTRE ENTREPRISE]

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Relance 3 : La mise en demeure

Objectif : Dernier avertissement avant action en recouvrement. Cette lettre a une valeur juridique si envoyée en recommandé AR.

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Objet : MISE EN DEMEURE - Facture [NUMERO]

Lettre recommandée avec accusé de réception

[Lieu], le [DATE]

À l’attention de [NOM DU DIRIGEANT/RESPONSABLE] [ENTREPRISE CLIENT] [ADRESSE] [CODE POSTAL] [VILLE]

Madame, Monsieur,

Nos précédentes relances des [DATE RELANCE 1] et [DATE RELANCE 2] étant restées sans effet, nous avons le regret de vous mettre en demeure de nous régler la somme de :

[MONTANT] € TTC

correspondant à la facture n° [NUMERO] du [DATE FACTURE], échue depuis le [DATE ECHEANCE].

Par la présente, nous vous accordons un délai de huit (8) jours à compter de la réception de ce courrier pour procéder au règlement intégral de cette somme.

À défaut de paiement dans ce délai, nous nous verrons dans l’obligation de :

• Appliquer les pénalités de retard légales
• Facturer l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40€
• Transmettre le dossier à notre service contentieux / société de recouvrement
• Engager toute procédure judiciaire utile à la préservation de nos droits

Nous vous informons que les frais de cette procédure seront intégralement à votre charge.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[SIGNATURE]

[VOTRE NOM] [FONCTION] [VOTRE ENTREPRISE]

Pièce jointe : Copie de la facture n° [NUMERO]

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Conseils pour des relances efficaces

1. Relancez rapidement

Plus vous attendez, moins vous avez de chances d’être payé. Dès J+7, envoyez la première relance.

2. Gardez une trace écrite

Toujours par email ou courrier. Jamais uniquement par téléphone (pas de preuve).

3. Restez factuel

Pas d’accusation, pas d’émotion. Donnez les faits : numéro, montant, date, retard.

4. Proposez des solutions

Un client en difficulté qui vous contacte est un client que vous pouvez sauver. Proposez un échelonnement si besoin.

5. La mise en demeure en recommandé AR

C’est obligatoire avant toute procédure judiciaire. Conservez l’accusé de réception.

6. Documentez tout

Date d’envoi, contenu, réponses… L’historique complet sera précieux en cas de litige.

Automatiser avec Aquila

Ces 3 modèles sont intégrés dans Aquila et envoyés automatiquement selon le calendrier que vous définissez.

Configuration :

1. Allez dans Paramètres > Relances
2. Activez les relances automatiques
3. Personnalisez les délais et les messages si besoin
4. Aquila s’occupe du reste

Avantages :

• Aucune relance oubliée
• Historique complet accessible depuis la fiche client
• Annulation automatique si le paiement est détecté (réconciliation bancaire)
• Notifications pour les mises en demeure (validation manuelle recommandée)

Quand passer au recouvrement professionnel ?

Si après la mise en demeure (J+30 environ), le client ne paie toujours pas et ne répond pas :

• Montant < 500€ : Le coût d’une procédure dépasse souvent le gain. Provisionnez la perte.
• Montant 500€ - 5000€ : Injonction de payer (procédure simplifiée, ~40€ de frais)
• Montant > 5000€ : Société de recouvrement ou avocat

Astuce : Certaines sociétés de recouvrement travaillent au succès (commission sur les sommes récupérées). Pas de récupération = pas de frais.