Checklist de clôture comptable mensuelle

Une clôture mensuelle rigoureuse vous évite les mauvaises surprises en fin d’année et facilite le travail de votre expert-comptable. Voici la checklist complète à suivre chaque mois.

Pourquoi clôturer chaque mois ?

Les bénéfices

• Vision claire de votre situation financière
• Détection précoce des anomalies (doublons, oublis)
• TVA exacte pour la déclaration
• Gain de temps en fin d’année (pas de rattrapage)
• Sérénité face aux contrôles

Le bon timing

Idéalement, clôturez entre le 1er et le 5 du mois suivant :

• Les dernières factures du mois sont arrivées
• Vous avez le relevé bancaire complet
• C’est frais dans votre mémoire

La checklist complète

1. Factures fournisseurs

☐ Importer toutes les factures

• Vérifier que l’import email a bien fonctionné
• Scanner les factures papier reçues
• Vérifier le dossier spam (factures importantes parfois filtrées)

Dans Aquila : Dashboard > Vérifier les “Factures en attente”

☐ Valider les factures importées

• Vérifier les montants extraits par l’IA
• Corriger les erreurs éventuelles
• Associer au bon fournisseur
• Confirmer chaque facture

Objectif : 0 facture en statut “En attente” pour le mois écoulé

☐ Vérifier les échéances

• Identifier les factures à payer ce mois
• Programmer les virements
• Marquer comme “Payées” une fois le virement effectué

2. Factures clients

☐ Émettre les factures en attente

• Facturer toutes les prestations du mois
• Vérifier qu’aucun client n’a été oublié
• Envoyer les factures (email ou courrier)

☐ Suivre les paiements

• Vérifier les factures payées (réconciliation bancaire)
• Identifier les retards de paiement
• Déclencher les relances si nécessaire

Dans Aquila : Ventes > Factures > Filtrer par “Non payées”

☐ Vérifier la numérotation

• Aucun trou dans la séquence
• Aucun doublon
• Numéros chronologiques

3. Réconciliation bancaire

☐ Synchroniser les comptes

• Lancer une synchronisation manuelle
• Vérifier que toutes les transactions du mois sont présentes

Dans Aquila : Banque > Synchroniser

☐ Rapprocher les transactions

• Valider les suggestions automatiques
• Traiter les transactions non reconnues
• Identifier les anomalies (montants inconnus, doublons)

Objectif : 100% des transactions du mois rapprochées

☐ Vérifier le solde

• Comparer le solde Aquila avec le relevé bancaire
• Investiguer tout écart

4. Charges et dépenses

☐ Saisir les charges non facturées

Certaines charges n’ont pas de facture mais doivent être enregistrées :

• Frais bancaires (agios, commissions)
• Salaires et charges sociales
• Impôts et taxes
• Remboursements de frais

☐ Vérifier les charges récurrentes

• Les échéances du mois ont-elles été générées ?
• Les montants sont-ils corrects ?
• Nouvelles charges récurrentes à créer ?

Dans Aquila : Charges > Charges récurrentes

5. TVA

☐ Vérifier la TVA collectée

• Total des ventes HT du mois
• Ventilation par taux (20%, 10%, 5.5%)
• Cohérence avec les factures émises

☐ Vérifier la TVA déductible

• Total des achats HT du mois
• Ventilation par taux
• Identifier les dépenses sans TVA déductible

☐ Calculer la TVA nette

• TVA collectée - TVA déductible
• Comparer avec le mois précédent (cohérence)

Dans Aquila : TVA Déductible > Récapitulatif du mois

☐ Préparer la déclaration (si mensuelle)

• Exporter le récapitulatif TVA
• Remplir la CA3
• Payer avant le 24 du mois suivant

6. Rapports et statistiques

☐ Générer les rapports mensuels

• Chiffre d’affaires du mois
• Charges du mois
• Résultat estimé (CA - Charges)
• Comparaison avec le mois précédent
• Comparaison avec l’année précédente (même mois)

Dans Aquila : Dashboard > Statistiques

☐ Analyser les écarts

• CA en hausse/baisse : pourquoi ?
• Charges exceptionnelles ?
• Tendance sur les derniers mois ?

7. Export comptable

☐ Préparer l’export pour le comptable

• Exporter les factures fournisseurs (PDF + CSV)
• Exporter les factures clients (PDF + CSV)
• Exporter les charges
• Joindre le récapitulatif TVA

Dans Aquila : Export > Export mensuel

☐ Transmettre au comptable

• Envoyer les fichiers
• Répondre aux éventuelles questions
• Archiver une copie

Checklist simplifiée (version rapide)

Pour les mois sans complexité particulière :

☐ Factures fournisseurs validées
☐ Factures clients émises et envoyées
☐ Réconciliation bancaire à jour
☐ Charges saisies
☐ TVA vérifiée
☐ Export envoyé au comptable

Temps estimé : 30 minutes à 1 heure selon le volume

Automatiser avec Aquila

Ce qu’Aquila fait automatiquement

Tâche	Manuel	Aquila
Import factures email	❌	✅ Auto
Extraction données	❌	✅ IA
Réconciliation bancaire	❌	✅ Auto (>90% confiance)
Calcul TVA	❌	✅ Temps réel
Relances impayés	❌	✅ IA auto
Génération charges récurrentes	❌	✅ Auto

Ce qui reste à faire manuellement

• Valider les factures importées (vérification humaine)
• Traiter les transactions bancaires non reconnues
• Analyser les statistiques et prendre des décisions
• Communiquer avec le comptable

Fréquence des tâches

Tâche	Quotidien	Hebdo	Mensuel
Valider factures importées	✅
Vérifier impayés		✅
Réconciliation bancaire		✅
Clôture complète			✅
Export comptable			✅

Erreurs courantes à éviter

1. Reporter la clôture

“Je ferai tout en fin d’année” = cauchemar garanti. Le volume devient ingérable et la mémoire fait défaut.

2. Ignorer les petits écarts

Un écart de 10€ peut cacher un problème plus grave (facture manquante, doublon). Investiguez toujours.

3. Ne pas sauvegarder

Avant chaque clôture, faites un export RGPD de vos données. En cas de problème, vous pouvez revenir en arrière.

4. Oublier les charges non facturées

Frais bancaires, salaires, impôts… Ces charges sans facture fournisseur doivent quand même être enregistrées.

Indicateurs de santé

À la fin de chaque clôture mensuelle, vérifiez :

Indicateur	Cible
Factures “En attente”	0
Transactions non rapprochées	0
Écart solde bancaire	0€
Factures clients en retard > 30j	Minimal
TVA calculée	Cohérente avec M-1

Conclusion

Une clôture mensuelle bien faite, c’est :

• 30 minutes par mois avec Aquila
• 0 stress en fin d’année
• 0 surprise lors des déclarations
• Relation fluide avec votre comptable

Imprimez cette checklist ou gardez-la accessible. Chaque mois, cochez les cases. Votre comptabilité vous dira merci.